Даже при всех достижениях современных технологий в сутках остается не так много часов, чтобы втиснуть все, что нам нужно сделать. Простого списка дел не всегда хватает, и в море задач легко плыть по течению без весла. Ключом к управлению всеми вашими рабочими обязанностями является расстановка приоритетов.
В этой статье мы рассмотрим различные способы, которые помогут вам стать мастером тайм-менеджмента на работе и уберечь все эти пресловутые вращающиеся тарелки от падения на землю.
Как расставить приоритеты, когда все кажется важным
Определение приоритетов включает в себя тщательный анализ того, что у вас есть на тарелке каждый день, и выяснение, какие задачи вы будете выполнять в первую очередь, а какие оставите на конец. Это навык, требующий тщательного анализа и трезвого мышления, но как только вы им овладеете, он сделает вашу жизнь проще и проще.
Теоретически расставить приоритеты довольно просто: запишите, что вам нужно сделать, а затем начните это делать.
Но вот в чем дело с расстановкой приоритетов — она постоянно меняется. Каждый руководитель проекта знает, что дела возникают, проваливаются и перемещаются. То, как мы адаптируемся к этим изменениям, может определить успех или неудачу нашей эффективности в выполнении этого постоянно растущего списка дел.
Вот как вы можете расставить приоритеты:
1. Выпишите все, что вам нужно сделать
Умение расставлять приоритеты принесет множество преимуществ. Вы будете делать больше, быстрее подниматься по служебной лестнице и иметь больше свободного времени, чтобы наслаждаться жизнью вне работы. Однако все начинается с составления списка того, что вам нужно сделать.
Запишите, что вам нужно сделать на работе сегодня, завтра, на этой неделе и в этом месяце. Не беспокойтесь о порядке — мы перейдем к этому через минуту — просто запишите все.
2. Начните с вопроса: что здесь действительно важно?
Скорее всего, у вас довольно полный список, и многие из них кажутся самыми важными или, по крайней мере, главными приоритетами. Некоторые из этих задач вполне могут быть первоочередными, но другие, вероятно, могут подождать. И им придется это сделать, если вы когда-нибудь собираетесь заняться главными приоритетами в своем списке.
Каждый приоритет будет подпадать под: сделать, отложить, делегировать и удалить. Вам не обязательно пока присваивать каждому приоритету ярлык, поскольку есть несколько методов, которые помогут вам прорваться сквозь туман.
3. Треугольник затрат, объема и времени
Один из методов, который эффективные менеджеры проектов используют для определения приоритетов задач в крупномасштабном проекте, – рассматривать каждую задачу как равносторонний треугольник. Сторона каждого приоритета может быть измерена его стоимостью (ресурсы, необходимые для его выполнения), масштабом (насколько велика задача) и временем (сколько времени потребуется для ее выполнения). Вот график, показывающий тройное ограничение, проиллюстрированный менеджером проекта сайта:[1]
Возможно, вы сможете изменить определенную сторону треугольника, возможно, сократив затраты, необходимые для его завершения, но это, скорее всего, потребует изменения объема или сроков.
Используйте это на практике:
Если крайний срок и объем задачи не могут быть изменены, то, возможно, этот проект имеет высший приоритет, и придется пойти на компромисс с затратами или объемом других задач.
4. Примените матрицу Эйзенхауэра
“У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным”. — Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр.
Именно из этой цитаты была сформирована Матрица расстановки приоритетов Эйзенхауэра[2]. Помните те ярлыки “Сделать”, “отложить”, “делегировать” и “Удалить”, о которых мы упоминали?
Вот где они вступают в игру, как показано на графике, сделанном Джеймсом Клиром:[3]
- Срочно и важно = Делай. То есть делай это сейчас.
- Важно и не срочно = решайте. Сделайте это позже и решите, когда это сделать.
- Срочно и не важно = делегировать. Поручите задачу кому-нибудь другому.
- Не важно и не срочно = Удалить. Не тратьте на это свое время.
Вы можете узнать больше о матрице расстановки приоритетов здесь.
5. Съешь лягушку
Если вы позволите себе откладывать, все остальное замедлится, и вы будете выполнять меньше. Марк Твен советовал, что если вы сначала съедите лягушку (тот пункт списка дел, которого вы избегаете), то остаток дня пройдет как по маслу.
То, как вы начинаете свой день, действительно может определить, насколько вы продуктивны. Определение и определение вашей самой важной задачи (MIT) в первую очередь настроит вас на выполнение всего остального.
6. Четко расставьте приоритеты с помощью метода ABCDE
Все может показаться важным, но это не так, и есть способ выяснить, что так, а что нет.
Посмотрите на каждый пункт в своем списке и обозначьте его буквой от А до Е (наивысший приоритет – А). Теперь дайте каждому А номер в соответствии с порядком, в котором вы будете это делать.
Повторяйте процесс, пока у каждой задачи не будет буквы и цифры. Вы начнете с большей ясностью замечать, что на самом деле является главным приоритетом, а что – D2.
7. Сохраняйте реалистичность
Есть большая вероятность, что вы не сможете выполнить каждую задачу в своем списке в нужное время. Ситуация меняется, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете, поэтому важно быть гибким и реалистичным в том, что вы можете сделать.
Если вы оказываетесь настолько заняты, что вам регулярно не хватает энергии для выполнения своей работы, тогда вам, возможно, потребуется более внимательно присмотреться к тому, что можно делегировать и удалять.
8. Определите свою задачу на 20%
Принцип Парето гласит, что для достижения истинной эффективности и нирваны эффективности вы должны получать 80 процентов результатов от 20 процентов своих усилий. Это может быть легче сказать, чем сделать, но есть несколько советов, которые вы можете использовать на практике.
Если бы вы могли выполнить только пять задач, какими бы они были?
Теперь уберите три из них. Какие они?
Теперь выберите только одно.
Это MIT.
9. Перестаньте так часто проверять свою электронную почту
Вы, наверное, слышали это раньше, но когда дело доходит до расстановки приоритетов в работе, как босс, это стоит упомянуть еще раз.
Перестаньте так часто проверять свою электронную почту. Согласно опросу почти 20 000 работающих профессионалов, у самых успешных из них была очень специфическая общая черта — они были невероятно хороши в управлении входящими электронными письмами.[4] Они знали, как отфильтровывать электронные письма, связанные с их наивысшими приоритетами, и на этом они сосредоточились.
Кроме того, не делайте проверку электронной почты первым делом на работе! И вот почему.
10. Пересмотрите и переоцените
Наша жизнь постоянно меняется, и звезды никогда не будут всегда идеально совпадать для каждой вещи в вашем списке дел. Сроки сдвигаются, проекты срываются, а повседневная жизнь может помешать.
Старший преподаватель Школы менеджмента MIT Sloan Роберт Позен рекомендует каждый вечер перед сном просматривать свое расписание на следующий день и при необходимости пересматривать и пересматривать свои пункты.[5]
11. Максимально используйте современные технологии
Простой в использовании инструмент управления временем и планирования действительно может помочь в определении всех этих приоритетов. Независимо от того, насколько занята ваша жизнь или сколько у вас забот, важно, чтобы все было организовано, чтобы выполнить большую часть работы.
Может быть, вы специалист по электронным таблицам Google или, возможно, вам нужно приложение со всеми прибамбасами. Существует множество вариантов, поэтому найдите тот, который подходит вам, и используйте его.
12. Воспользуйтесь советом Уоррена Баффета
Большая часть сокращения пути к достижению долгосрочных целей на Эвересте – это устранение помех, которые мешают.
Уоррен Баффет, как сообщается, сказал своему личному пилоту составить список из 25 его главных целей.[6] Затем он сказал ему обвести пять самых важных. Всего остального следовало избегать, поскольку эти вещи могли казаться важными, но недостаточно важными, чтобы заслужить ту же энергию, что и пятерка лучших.
13. Вы делегируете? Потому что вы должны быть
Часть “делегирования” из четырех Ds может быть сложной для некоторых людей, которым может быть неудобно просить о помощи, но это важный навык, которому нужно научиться. Ваш начальник может помочь, если вы обратитесь к нему. Стажер или новый сотрудник может захотеть узнать новый аспект функционирования вашего бизнеса. Кто-то в вашей команде может быть более квалифицированным в конкретной задаче, чем вы.
Если вы научитесь комфортно делегировать определенные обязанности, когда это необходимо, вы быстрее справитесь с этими задачами.
Узнайте, как эффективно делегировать полномочия в этом руководстве: Как эффективно делегировать задачи (пошаговое руководство)
14. Головоломка с дырявой лодкой
При определении приоритетов этих задач помните, насколько ценно ваше время. Время, потраченное на неправильный приоритет, – это потерянное время. Легко начать проект (лодку), но столкнуться с изменением, которое меняет его результат или уровень важности (утечка), но мы чувствуем себя вынужденными закончить его и оказаться на тонущей лодке. Иногда лучшая идея – перейти на новую лодку, а не устранять течь.
15. Примените 5 причин
Разработанный японским промышленником[7] этот метод определения важности приоритета невероятно прост. Вот в чем дело:
Запишите задачу и почему это важно.
Чем меньше раз вам придется возвращаться к тому, почему задача важна, тем она важнее.
Если вам нужно много раз напоминать себе, почему это важно, польза от выполнения задачи, вероятно, не так уж велика.
Узнайте больше о методе 5 почему здесь: как использовать метод 5 почему для эффективного решения проблем
16. Не позволяйте неровностям сбить вас с толку
Наступят такие дни, когда лягушка возьмет верх над вами, и все, что у вас на тарелке, будет выглядеть как MIT. Это есть у всех.
Важным для любого менеджера проекта, предпринимателя или успешного человека в целом будет последовательность при разработке и работе с этим списком задач.
Будут дырявые лодки и времена, когда некому делегировать. Сделайте шаг назад, внимательнее посмотрите на эти рабочие приоритеты и оставайтесь сосредоточенными.
Итог
Мы тратим только около 40 процентов нашего рабочего дня на основные задачи, а такие вещи, как проверка электронной почты, встречи и тривиальные задачи, съедают остаток дня. Однако, если вы научитесь эффективно расставлять приоритеты, вы скоро обнаружите, что управлять этим гигантским списком дел проще, а выполнение этих обязательных задач происходит быстрее!