Любая встреча, а тем более деловая, проводится с определенной целью. Именно общение в деловой практике, как правило, поддерживается взаимной заинтересованностью. Чтобы удовлетворить интерес сторон, организуется встреча.
Критериями оценки результатов взаимодействия, кроме достижения желаемой цели, есть факторы, которые отражают ресурсные затраты участников: время, степень напряженности и характер отношений между ними.
Чтобы эффективно провести деловую встречу, к ней необходимо серьезно подготовиться и все тщательно продумать.
О деловой встрече принято договариваться заранее, при этом отрезок времени между договоренностью и собственно встречей зависит от конкретных обстоятельств и программу встречи.
В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за два—три дня. Запланирована за десяток дней деловая встреча часто бывает подготовлена хуже лишь по психологическим причинам. Подробнее про поиск дилеров на страницах нашего специализированного сайта.
Особой тщательности требует организация встречи с иностранцами. К такой встрече нужно, безусловно, готовиться заблаговременно, предусмотрев все элементы программы их пребывания:
^ порядок встречи;
^ персональный состав участников;
^ участие представителей прессы;
^ вручение цветов;
^ приветственные речи;
^ размещение в гостинице;
^ деловая часть;
^ посещение культурных объектов; *ґ поездки по стране; ^ неофициальные приемы; ^ провода.
Об организации деловой встречи можно договариваться с помощью электронной почты, факса, телефона. Перед тем как взять в руки телефонную трубку, следует определить все важные организационные моменты встречи, ведь если забыть что-то, выходить повторно на связь будет не совсем удобно.
Протоколом предусматриваются следующие основные моменты договоренности:
- • предмет деловой встречи;
- • место проведения;
- • временные рамки;
- • количество участников;
- • материалы для обсуждения и итоговые документы встречи.
Предметом деловой встречи есть вопросы, которые выносятся на обсуждение, тематические рамки переговоров, перечень проблем, которые будут рассматриваться, и тому подобное.
Местом проведения деловых встреч, переговоров является, как правило, служебное помещение их участников (у себя или у партнера), хотя можно их проводить на нейтральной территории, или с помощью средств коммуникации — дистанционно.
Большинство деловых людей предпочитают своей территории, где не нужно тратить время на адаптацию, где без проблем можно воспользоваться телефоном, факсом помощью юристов, экспертов и тому подобное.
Серьезной причиной для проведения деловых обсуждений в фирме партнера есть возможность получить дополнительную информацию, больше узнать о партнере, его фирму и условия ее функционирования.
Возможность проведения переговоров на нейтральной территории имеет также свою привлекательность. Как правило, обсуждения вопросов при этом варианте не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективен этот вариант при решении конфликтных ситуаций.
Современная техника связи позволяет осуществить прямой электронный контакт между двумя и более сторонами с одновременной взаимной передачей изображения и звука.
Первый шаг к успеху деловой встречи это правильный выбор времени и дня недели. При встрече с глазу на глаз необходимо принимать во внимание обстоятельства деловой жизни партнера, его личностные характеристики.
При большом количестве участников желательно быть в курсе дел каждого и учитывать деловые привычки партнеров. При этом рекомендуют учитывать такие моменты:
- • не планировать встречу непосредственно перед обедом или сразу же после него, а хотя бы через час;
- • не планировать ответственных встреч в понедельник (настрой на рабочую неделю) и в пятницу (ожидание выходных);
- • обязательно обсудить продолжительность встречи и придерживаться этого времени;
- • сформулировать тему и цель разговора;
- • подготовить соответствующую информацию;
- • отредактировать формулировки, понятия, суждения;
- • подготовить аргументы и контраргументы;
- • определить состав участников встречи;
- • выбрать место и время проведения встречи с учетом предполагаемых неожиданностей;
- • в случае плотного графика партнера деловая встреча должна проходить в оптимальных временных рамках;
- • оговорить количество участников встречи. Это делается, исходя из принципа равной численности делегаций с обеих сторон.
Обмениваются протокольными спискам до начала встречи. Если же списки заблаговременно не составлены, стороны обмениваются визитными карточками.
Предстоящая встреча или переговоры предусматривают заблаговременную подготовку материалов, в частности те, отражающие позицию участника встречи и содержат рекомендации по вопросу, который рассматривается; проекты различных соглашений, протоколов или договоров; проекты резолюций или соглашений о намерениях.
Опытные менеджеры собирают также данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке в течение последних месяцев или лет.
Автор знаменитого бестселлера «Как уцелеть среди акул» Харви Маккей отмечает, что знать что-то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. «Если вы знаете своих клиентов, если вам известны их специфические интересы и черты характера, то у вас всегда будет основа для установления контакта с ними», — считает автор книги.
Специалистам, которые будут принимать участие во встрече, должны быть присущи такие черты характера: чувство собственного достоинства, уверенность в себе, уравновешенность, дипломатичность, терпимость, тактичность, стремление к взаимопониманию.
Желательно поздравить партнеров (улыбка, приятный взгляд, рукопожатие). Во время знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой, чтобы не забыть, как зовут партнеров.
Рекомендуют:
- — начинать разговор с общих фраз, постепенно переходя к наиболее важным, принципиальным вопросам, а затем — к обсуждению вопросов, по которым можно легко прийти к согласию;
- — задавать доброжелательные и прямые вопросы;
- — выслушивать ответы;
- — записывать ценную информацию;
- — проявлять желание понять позицию партнера;
- — вызвать симпатию к себе со стороны собеседника (ведь он — личность, имеет полное право на уважение к себе, признание его как личности);
- — ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который выгоден и для организаторов;
- — аргументировать свои предложения цифрами, фактами;
- — проявлять заинтересованность в перспективах взаимоотношений с партнерами;
Если вы не можете касаться обсуждения определенной темы, нужно сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решения по этому вопросу пока не подлежит разглашению. Рекомендуют ответить так: «В это время, к сожалению, не имею права обсуждать этот вопрос. Надеюсь, что вы поймете меня правильно».