Причины, почему меньше значит больше

Одна из проблем производительности, с которой я сталкиваюсь чаще, чем с другими, — это убеждение, что делать больше работы хорошо, а меньше — плохо. Но почему тогда люди говорят “меньше значит больше”? Реальность немного сложнее, чем оценка эффективности на основе объема работы, выполняемой человеком или организацией.

В заводских условиях хорошо, если вы можете увеличить количество производимых единиц, одновременно снижая затраты или, по крайней мере, не увеличивая затраты. Чем меньше, тем больше принцип в действии — меньше затрат для получения большего результата.

И мы можем создать ту же идею для нашей производительности. Используя наши навыки, ноу-хау и креативность, чтобы производить отличные объемы работы, вкладывая меньше и производя больше.

Итак, вот 24 причины, почему меньше значит больше:

1. Когда вы пишете более короткие электронные письма, вы становитесь более эффективными

Когда вы пишете электронное письмо, состоящее более чем из трех абзацев, ваше электронное письмо будет последним, прочитанным получателями, если оно вообще будет прочитано. Никто не хочет читать длинное электронное письмо, и даже если вы начальник, скорее всего, первый абзац будет прочитан, чтобы определить, является ли электронное письмо срочным, и если нет, то получатели вряд ли пойдут дальше.

Если вы хотите, чтобы ваши письма читали и отвечали на них быстро, пишите меньше. Вы получите более быстрые ответы и сможете сделать намного больше.

2. Когда вы пишете меньше электронных писем, вы становитесь более сосредоточенными

Простой, но очень эффективный. Люди, получающие наибольшее количество электронных писем, отправляют больше всего. Если вы изо всех сил пытаетесь следить за своей электронной почтой, посмотрите, сколько писем вы отправляете.

Прежде чем решить, что электронное письмо будет лучшим средством передачи вашего сообщения, спросите себя: как вы могли бы наилучшим образом передать это сообщение? Будет ли телефонный звонок более эффективным? Или, возможно, встав со стула и пройдясь по коридору, чтобы поговорить с человеком, вы быстрее получите желаемый результат.

Электронную почту часто называют самым большим тормозом для эффективности и производительности человека, поэтому пишите меньше писем, получайте меньше писем и выполняйте больше важной работы.

3. Когда вы уменьшите количество уведомлений по электронной почте, вы будете уделять больше внимания

Уведомления – звуковые сигналы, жужжание устройств и звуки – когда-то были забавной идеей. Однако пришло время сократить количество уведомлений, чтобы повысить вашу производительность. Если ваша работа или внимание отвлекаются на проверку электронной почты каждые несколько минут, вам потребуется время, чтобы переориентироваться на работу. Вот почему вам следует потратить время на отключение уведомлений (например, отключить уведомления по электронной почте на телефонах iPhone и Android) или уменьшить частоту (например, проверять электронную почту каждый час, а не каждые 5 минут).

4. Когда вы избегаете рабочих писем дома, вы будете счастливее и продуктивнее

Исследование, опубликованное в журнале Academy of Management, показало, что профессионалы часто злятся, когда получают электронные письма и текстовые сообщения от своей компании после обычного рабочего дня.[1] Если подумать, в этом есть большой смысл.

В конце концов, часто вы мало что можете сделать для решения рабочей проблемы вечером, когда вы находитесь вдали от своих файлов и возможности обратиться за помощью к другим. Если вы продолжаете отвечать на рабочие электронные письма и зацикливаться на проблемах, вам будет сложнее расслабиться и отдохнуть.

5. Если вы избегаете электронной почты и социальных сетей первым делом с утра, вы будете более продуктивны

Как сказал Генри Уорд Бичер,

“Первый час — это руль дня”.

Важно, как вы начинаете день. Многие успешные люди следуют определенному утреннему распорядку и находят время для упражнений или чтения книги. Начиная день с электронной почты, вы настраиваетесь на реактивный лад. Такой подход означает, что вы пренебрегаете своими целями и приоритетами.

6. Когда вы создаете более короткие презентации, ваша аудитория запоминает больше

Вы когда-нибудь сидели на часовой презентации, в которой были сотни пунктов, цифр и слайдов? Насколько эффективной была эта презентация? Как много вы запомнили потом? Наверное, очень мало. Когда вы фокусируетесь на меньшем количестве пунктов, ваша аудитория запоминает гораздо больше.

Очень сложно сделать презентацию простой. Вы должны решить, что оставить, а что убрать. Но, если вы сосредоточитесь не более чем на трех пунктах, вы обнаружите, что ваша аудитория запоминает гораздо больше, чем если вы попытаетесь навалить на них несколько пунктов и цифр.

И более того, если вы закончите презентацию пораньше и дадите аудитории десять-двадцать минут, которых они не ожидали, вы заведете много новых друзей.

7. Когда у вас более короткие встречи, у вас появляется больше времени для реальной работы

Этот трюк срабатывает каждый раз. Вы когда-нибудь задумывались, почему встречи всегда, кажется, запланированы на один час? Это потому, что блоки календаря всегда были по одному часу. Это не потому, что лучшие встречи длятся один час. Некоторые из лучших собраний, на которых я присутствовал, длились менее 15 минут.

Когда вы меняете время собраний по умолчанию с 60 минут на 30, вы обнаруживаете, что ваши собрания начинаются и заканчиваются вовремя чаще, на них приходит больше людей, вы гораздо быстрее доходите до сути и сохраняется больше информации, потому что людей просят запоминать гораздо меньше.

Соблюдение письменной повестки дня — ключевая привычка для эффективных встреч. Более того, настаивание на том, чтобы у всех собраний были повестки дня, сократит количество посещаемых вами собраний. Поначалу вам может быть трудно приспособиться. Вы будете получать обратно часы продуктивного времени каждый месяц.

Если вы сталкиваетесь с сопротивлением письменной повестке дня, просто скажите человеку: “Перед посещением собраний я всегда стараюсь подготовиться, чтобы максимально использовать время”.

8. Когда вы планируете меньше работы, вы чувствуете себя более энергичным

Это может показаться нелогичным, но я обнаружил, что оценка людей о том, сколько работы они могут выполнять каждый день, не совсем точно отражает реальность. Таким образом, у человека может быть ежедневный список дел из более чем 20 задач, и ему удается выполнить только 10 из них.

Неспособность выполнять задачи, которые вы ставите перед собой каждый день, вызывает у вас чувство стресса и переутомления, что означает, что ваша энергия падает, и вы чувствуете меньше энтузиазма по поводу дня и вашей работы.

Вместо этого попробуйте запланировать половину объема работы, которую вы обычно выполняете, и, если вы закончите раньше, переходите к работе над завтрашними задачами. Это позволит вам чувствовать себя гораздо более энергичным и позитивно относиться к своей работе и своему дню.

9. Когда вы блокируете свой календарь, вы будете получать меньше отвлекающих факторов

Во многих крупных организациях обычной практикой является наличие общего календаря. Этот тип системы упрощает планирование встреч, потому что организатор собрания может найти время, когда все, кто нужен для встречи, свободны.

К сожалению, некоторые люди начинают просматривать свой ежедневный офисный календарь реактивным способом: место для хранения приглашений на собрания. Вместо этого убедитесь, что вы блокируете (т. Е. Назначаете “встречу с самим собой”) по крайней мере 2 часа в день, чтобы позволить вам сосредоточиться на ваших первоочередных делах.

10. Когда вы работаете меньше часов, ваша сосредоточенность улучшается

Существует закон, называемый законом Паркинсона, который гласит:

“Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения”.

Это означает, что если вы даете себе два часа на выполнение задачи, вам потребуется 2 часа, чтобы выполнить ее. Однако, если вы дадите себе всего один час на выполнение той же задачи, у вас уйдет всего один час.

Когда вы применяете закон Паркинсона к своей работе, вы обнаруживаете, что начинаете выполнять задачи, которые раньше занимали час или два, за меньшую часть этого времени. Поэтому, когда вы сокращаете количество времени, отведенного на выполнение своей работы, вы выполняете больше работы за это время.

Мой клиент провел эксперимент, в офисе которого в Сеуле работало 24 сотрудника, а в офисе в Париже — 24 сотрудника. Их работа заключалась в локализации рекламных кампаний в соответствующих странах.

В парижском офисе строго соблюдалось установленное рабочее время. Они начали работу в 8:30 утра и закончили в 5:30 вечера. В сеульском офисе культура была гораздо более спокойной, когда они заканчивали работу. Часто они оставались до 7 вечера, чтобы поужинать с коллегами.

Они обнаружили, что офису в Сеуле требовалось больше часов (в среднем 7 дополнительных часов в неделю на сотрудника) для выполнения той же работы, что и офис в Париже. Это было вызвано другой культурой работы. В Париже люди работали по контракту. В Сеуле они гораздо спокойнее относились к сокращенному графику и работали в менее напряженном темпе.

Это был наглядный пример действия закона Паркинсона.

11. Если вы установите таймер на своей работе, ваши результаты улучшатся

В большинстве профессиональных рабочих мест люди обладают высокой степенью автономии в организации своего рабочего дня. В общем, эта свобода — благословение. Также легко впасть в вредные привычки – читать статьи в Интернете, смотреть глупые видео или просто мечтать.

Вместо этого установите таймер на 25 минут, чтобы повысить производительность. Как только вы освоите рутину работы по расписанию, вы сможете постепенно увеличивать продолжительность периодов сосредоточения.

12. Когда вы ставите меньше целей, у вас больше шансов их достичь

Подобно планированию меньшего количества задач в день, также работает и постановка перед собой меньшего количества целей каждый год.

Предприниматель и писатель Майкл Хаятт выступает за постановку примерно семи-десяти ежегодных целей, которые охватывают всю вашу жизнь (карьера, здоровье, интеллектуальные, финансовые и так далее). Постановка сложных целей жизненно важна для того, чтобы жить жизнью, которой вы гордитесь, а не просто отмечать задачи. По моему опыту, 7-10 целей — это “зона златовласки” для достижения основных годовых целей.

Когда мне было чуть за двадцать, я помню, как начинал год со списка из 10-15 новогодних решений и терпел неудачу в каждом из них. Только когда я установил всего 2 или 3 основные цели на год, я начал достигать своих целей более последовательно.

Это потому, что я был сосредоточен на меньшем, и это дало мне больше внимания, чтобы сосредоточиться на нескольких важных вещах. Это немного похоже на те душевые кабины, которые позволяют регулировать поток воды через напор. Вы можете покрыть водой большую площадь, но при этом у вас останется гораздо менее мощный поток воды, или вы можете настроить его так, чтобы больше воды выходило на меньшую площадь, создавая гораздо более мощный поток воды.

Фокус работает точно так же. Когда вы сосредотачиваетесь на меньшей области — меньшем количестве целей — ваш фокус становится намного сильнее.

13. Когда вы записываете меньше приоритетов, вы достигаете большего

Одна из моих любимых идей из книги Тима Феррисса «4-часовая рабочая неделя» касается влияния меньшего количества приоритетов. Как пишет Феррисс:

“Никогда не приходите в офис или перед компьютером без четкого списка приоритетов… Я не рекомендую использовать Outlook или компьютеризированные списки дел, потому что в них можно добавлять бесконечное количество элементов… Никогда не должно быть больше двух критически важных дел, которые нужно выполнять каждый день. Никогда.”

Я нашел эту рекомендацию ценной и абсолютно достойной реализации. Кроме того, составление списка дел из ста пунктов, которые нужно выполнить за один день, просто обескуражит вас.

14. Когда вы принимаете меньше решений, вы экономите больше умственной энергии

Уровень вашей энергии влияет на вашу способность принимать правильные решения. Например, часто бывает трудно держать себя в руках после напряженного рабочего дня. На самом деле, экономисты сообщили, что вы с большей вероятностью совершите импульсивные покупки (например, нездоровую пищу), когда устанете.[2]

Вооружившись этой информацией, вы можете решить “выспаться” всякий раз, когда вам будет предложено принять важное решение в конце дня.

Несколько лет назад, когда разгорелся спор о том, что лучше — iPhone или Android, мой друг, любящий Android, сказал мне, что Android дает вам гораздо больше возможностей выбора того, как может выглядеть ваш телефон. И он был прав, так оно и было. Вы можете скачать тысячи различных тем и цветовых схем. Все это выглядело замечательно.

Конечно, проблема здесь была в том, что выбирать было из чего, и вы были парализованы вопросом, какая из них будет лучшей. Вы потратили часы, пробуя новые темы и цветовые схемы, и все эти часы, потраченные на тестирование и попытки, были потрачены на то, чтобы сделать что-то другое, более значимое.

Мое решение придерживаться iPhone дало мне меньше выбора, но больше времени для работы над более значимыми вещами.

Усталость от принятия решений замедляет вашу способность принимать правильные решения в течение дня, и поэтому, если вы предоставляете себе меньше возможностей выбора, ваша способность принимать правильные решения в течение дня сохраняется намного дольше.

Бонусный совет: сократите количество приложений, которые вы используете. Одно приложение для электронной почты, одно приложение для записи, одно приложение для заметок и т. Д. Это означает, что когда вам нужно что-то написать, вы открываете свое приложение для записи. Поскольку у вас есть только одна, вам не нужно принимать решение. То же самое с приложениями notes и электронной почтой.

15. Устраняя беспорядок на рабочем месте, вы будете тратить меньше времени

Беспорядок — распространенная проблема для многих из нас. Когда ваше рабочее пространство заполнено беспорядком – старыми журналами, квитанциями на оплату расходов, стопками старых заметок — страдает ваша производительность. В частности, вы будете тратить время несколько раз в день на поиск важных материалов.

Согласно Daily Mail, поиск потерянных предметов занимает не менее 10 минут в день (это эквивалентно трате более 1100 долларов в год на поиски предметов, если ваша годовая зарплата составляет 70 000 долларов).[3]

16. Когда вы сокращаете непродуктивное время в пути, вы можете достичь большего

Поездки в офис и обратно отнимают много времени, которое можно было бы использовать с пользой. Средний американец тратит 50 минут в день на поездки на работу,[4] занятие, которое многие считают утомительным или разочаровывающим. К счастью, вы можете превратить время на дорогу в учебное время!

Если вы ездите на работу на машине, слушайте подкасты, которые могут мотивировать и вдохновлять вас. Кроме того, вы также можете подумать о поездках на поезде или метро, вы можете читать, учиться или даже начать работать.

17. Когда вы упорядочите свой утренний распорядок, вы станете мастером утреннего распорядка

Ваш подход к своему утру оказывает значительное влияние на вашу продуктивность. Если вы неорганизованны и спите, безумная борьба за то, чтобы вовремя выскочить за дверь, станет вашей повседневной реальностью. Вместо этого вы можете следовать утреннему ритуалу успешных людей, которые рано встают, чтобы почитать, позаниматься спортом и заняться другими важными делами.

Чтобы упорядочить свое утро, ищите повторяющиеся задачи, которые вы можете оптимизировать. Например, подумайте о том, чтобы каждый вечер класть ключи и мобильный телефон в одно и то же место, чтобы вы могли легко найти их, когда будете уходить. Зимой положите всю свою одежду для холодной погоды (шапку, перчатки, ботинки и т. Д.), Чтобы она могла высохнуть и быть готовой к следующему дню.

18. Когда вы уменьшите количество значков на рабочем столе вашего компьютера, вы будете более продуктивны

Рабочий стол вашего компьютера не является эффективной системой хранения данных. Для достижения наилучших результатов я рекомендую использовать не более одного столбца значков для наиболее часто используемых приложений. Я предлагаю включить ваши основные приложения для повышения производительности (например, Microsoft Word и Excel) и веб-браузеры (например, Firefox и Chrome). После этого остальная часть вашего рабочего стола станет свободной и понятной.

19. Когда вы вздремнете, вы сможете контролировать уровень стресса

Один из способов повысить производительность — выкроить двадцать-тридцать минут в течение напряженного рабочего дня. Винсент Уолш, профессор исследований человеческого мозга в Университетском колледже Лондона, прокомментировал, что дневной сон улучшает креативность.[5]

Просто продолжать работать над сложной рабочей проблемой — не всегда правильная стратегия. Конечно, не у каждой компании есть четкая политика в отношении дневного сна, поэтому используйте свое суждение.

20. Когда вы возьмете все свои дни отпуска, вы будете счастливее и продуктивнее

Знаете ли вы, что закон Новой Зеландии требует, чтобы сотрудники имели 30 дней отпуска в год? Согласно недавним выводам ОЭСР, опубликованным в USA Today, эта высокая приверженность отдыху никак не вредит экономике Новой Зеландии. Свободное от работы время позволяет вам расширить свои интересы, приобрести новый опыт и получить столь необходимый отдых.[6]

21. Когда вы сокращаете потребление телевизора, у вас появляется больше времени, чтобы заняться приносящими удовлетворение делами

Средний американец смотрит телевизор более 3 часов в день. Что, если вы уменьшите потребление на один час? Это даст вам время заняться другими делами.

Например, вы могли бы, наконец, начать изучать новый язык, посещать вечерние занятия один раз в неделю или просто раньше ложиться спать. Эта идея особенно ценна, если вы склонны часами смотреть телевизор (или видео), независимо от программы.

22. Когда вы сократите просмотр новостей, вы будете счастливее и меньше беспокоиться

Журнал Psychology Today недавно сообщил, что просмотр телевизионных новостей и программ о текущих событиях может вызвать у людей большее беспокойство. За последние 20 лет увеличилось количество сенсационных негативных новостей. Согласно исследованию:[7]

“Мало того, что негативно сбалансированные новостные трансляции могут сделать вас еще более грустными и тревожными, они также могут усугубить ваши личные заботы и тревоги”.

23. Когда вы ложитесь спать раньше, вы будете лучше отдохнувшими и эффективными

Если вы привыкли проводить дни с чувством усталости и усталости, просто ложитесь спать на час раньше, это повысит вашу продуктивность. Если вы будете больше отдыхать, это улучшит вашу способность оставаться сосредоточенным и поможет вам принимать более правильные решения, в том числе в дороге. Национальная администрация безопасности дорожного движения сообщает, что более 200 000 американских автомобильных аварий вызваны сонными водителями.

24. Когда вы путешествуете с меньшим количеством багажа, у вас больше времени, чтобы насладиться местами, которые вы посещаете

Чем меньше багажа вы берете с собой, когда путешествуете через аэропорты, тем быстрее вы будете входить и выходить. Если вы можете путешествовать с одной ручной сумкой, вы путешествуете через аэропорты и у вас гораздо больше времени, чтобы насладиться местом назначения.

И давайте будем честны: сколько раз вы путешествовали с чемоданами и ручной кладью, а по возвращении домой обнаруживали, что использовали лишь малую часть того, что взяли с собой?

Так что берите с собой меньше вещей и уделяйте себе гораздо больше времени, чтобы насладиться местами, которые вы посещаете.

Заключительные мысли

Принцип «меньше значит больше» повсюду вокруг вас. Я привел здесь 24 примера и показал, почему это работает. Вы можете найти другие, связанные со всеми сферами вашей жизни.

Когда вы примените эти принципы к другим сферам своей жизни, вы обнаружите, что у вас появляется больше времени для того, чтобы заниматься любимым делом.

Яндекс.Метрика