При планировании проведения ивент-мероприятий необходимо объективно оценить свои организаторские и творческие возможности. Только четко представляя себе абсолютно все аспекты будущей деятельности, включая нюансы узкопрофессиональных практических умений всех занятых в производстве культурно-массового события специалистов по всем направлениям и имея техническое оснащение всех необходимых видов деятельности, можно позволить проведение полномасштабного мероприятия исключительно силами собственной организации. Но даже очень большие, с большим опытом работы в этой области, творческие организации, которые проводят событие в рамках того вида искусства, который непосредственно связан с их собственной деятельностью, вследствие разносторонности занятых уты и вынуждены делегировать ряд полномочий по его проведению интегрированным в общий контекст социально-культурной жизни смежным организациям, занятым производством ивент-мероприятий «под ключ», или профильным, выполняющих отдельные фрагменты общей конструкции такого мероприятия, отдельным узким специалистам, а также заинтересованным организациям.
Подготовка и проведение события https://youneed.com.ua/organizacija-event-meroprijatij.php всегда проходят с соблюдением таких условий:
— наличие идеи и сценария мероприятия;
— освещение мероприятия в прессе;
— прямая рекламная поддержка в СМИ и средствами наружной рекламы.
Событие — это всегда продолжение бренда, выражение его отношений с целевыми аудиториями в деятельной форме. По этой причине особенно важно, чтобы событие и бренд были согласованы между собой. Должны совпадать их ценности (основное сообщение события), уникальное торговое предложение, уникальное эмоциональное предложение (ощущения участников после события, реализация их потребностей), стилистика и визуальный образ (музыка, зрелище), способ взаимодействия с аудиторией (форма события и виды активности его участников).
Планирование и подготовка ивент-мероприятия является типовым проектом.
Проект — это замысел, который характеризуется уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых условий, таких как:
* заданные цели (заказчик);
* временные, штатные или другие ограничения;
* отделенность от других замыслов;
• специфическая для данного проекта организация (команда, руководитель проекта).
В ходе подготовки затраты средств и труда распределяются не равномерно. Запланированные действия изначально должны осуществляться своевременно. Контроль и управление предусматривают, что и подведение итогов будет спланировано и инициировано вовремя. Таким образом, затраты на подготовительные работы, подведение итогов и инфраструктуру оказываются значительно выше, чем затраты на собственное мероприятие.
При планировании ивент-мероприятия необходимо выяснить:? для чего это все ? что должно получиться;? что надо для этого сделать; ? кто, когда и что делает;? что для этого необходимо.
Этапы в процессе принятия решений по планированию ивент-мероприятий изображены на рис. 8.1.
Для того чтобы ивент-мероприятие было эффективным, прежде всего необходимо определиться с тем, кому он будет адресован, поэтому мотивация аудитории в организуемом ивенте является важной.
Целевая группа:
К кому будет обращен ивент-Запад?
Вид:
Каким должен стать ивент-Запад?
Бюджет:
Сколько может стоить ивент-Запад?
Время:
Когда состоится ивент-мероприятие?
Участвующие:
Кто должен участвовать в ивент-мероприятиях?
Обеспечение питанием:
Суть программы:
Что выражает ивент-Запад?
Место:
Где должно проводиться ивент-мероприятие ?
Персонал:
Кто принимает участие в проведении ивент-мероприятия?
Логистика:
Как доставить товары и людей к месту проведения ивент-мероприятия? Инфраструктура:
Что должно быть установлено и что должно быть в наличии на месте проведения?
Организация:
Как мы справимся с проведением ивент-мероприятие?
Затраты:
Как будут регулировать финансовые вопросы?
Общественность:
Как мы информируем людей об ивент-мероприятии?
Приглашение:
Как целевая группа узнает об ивент-мероприятии?
Рис. 8.1. Планирование ивент-мероприятий
Группа первичных мотивов включает рациональные мотивы (восстановление контактов, получение информации, обмен опытом). Влиять на такие мотивы следует при организации семинаров, тренингов, конференций.
Вторичные мотивы связаны со значительным влиянием эмоций. К ним относятся поддержание статуса, демонстрация социальной ответственности .
Основные этапы создания специального события:
— рождение идеи;
— оформление идеи и определение события, подготовка проекта
— принятие решения о проведении, назначении руководителей проекта;
— планирование;
— принятие решения о подготовке, определение сметы, публичное заявление;
— окончательное планирование, подготовка и организация мероприятия, рассылка приглашений;
— наступление события, обустройство места проведения, монтаж оборудования;
— старт (официальное открытие);
— прохождение специального события от открытия до закрытия;
— окончание события, официальное закрытие;
— завершение события, демонтаж оборудования, организация отъезда;
— прекращение действий и окончание расчетов;— завершение проекта.
Для повышения популярности ивента могут использоваться следующие меры:
• акцент на ключевых элементах мероприятия (участие в ивенте известных личностей, новизна, другие выгоды события);
* привлечение партнеров;
• приглашение знаменитостей;
• лотереи, конкурсы, соревнования, призы (создание азартного настроения).
Для того чтобы эффективно организовать специальный ивент, необходимо знать общую закономерность его жизненного цикла. Самую логичную схему этого процесса разработал Д. Голдблатт, который выделяет следующие этапы (рис 8.2):
1. Исследования.
2. Творческая разработка.
3. Планирование.
4. Реализация и координация.
5. Анализ результатов.
Рис. 8.2. Этапы формирования эффективного ивент-мероприятия
Рис. 8.2. Этапы формирования эффективного ивент-мероприятия
Рассмотрим подробнее каждый из этих этапов. Исследования при организации мероприятия проводятся с целью понимания, зачем делается ивент и почему люди идут на него. Исследования можно разделить на внешние и внутренние. К внутренним исследованиям можно отнести: SWOT-анализ, интерпретацию собственных данных компании. К внешним исследованиям относятся: анкетирование и опросы участников, проведение интервью (индивидуальных, в фокус-группах, экспертное мнение), анализ конкурентной среды и т. п. В ходе исследований необходимо сравнивать полученные результаты с поставленными целями. SWOT-анализ позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны фирмы, а также потенциальные возможности и угрозы. Достигается это за счет того, что менеджеры должны сравнивать внутренние силы и слабости своей компании с возможностями, которые дает им рынок. Интерпретация собственных данных — это использование собственных данных, полученных ранее, для организации других мероприятий. Необходимо учитывать: общее количество участников; количество участников по различным сегментам и категориям; активность участников; эффективность рекламных каналов; удовлетворенность участников; финансовые показатели.мацию. Источником такой информации выступает респондент, который является прямым или косвенным участником тех или иных событий.
Опрос можно проводить с помощью:
• анкетирование — это письменный опрос с использованием анкет, представляющих собой систему вопросов, объединенных единым замыслом исследователя и направленных на выявление количественно-качественных характеристик предмета анализа;
* интервьюирование-это устный опрос, который осуществляют с помощью интервьюера, который задает респонденту заранее подготовленные вопросы;
* фокус-группы-групповое интервью, которое проводится специально подготовленным ведущим со специально отобранными участниками;
* экспертного мнения-получение информации от экспертов — лиц компетентных в той или иной сфере.
Также в ходе непосредственного ивента можно использовать так называемый метод человек-монитор. Когда приглашается специальный человек, который будет находиться на мероприятии и записывать все, что происходит, в специально разработанную анкету. Такой человек может оценивать количество приглашенных, и их активность.
Необходимо провести также маркетинговые исследования, как количественные, так и качественные, чтобы знать реальную ситуацию на рынке.
Творческая разработка предполагает выработку программы и выдвижение идей по реализации мероприятия. Это собственно творческий этап подготовки события, требующий креативного, оригинального, нестандартного подхода. К основным этапам разработки можно отнести:
* формулирование концепции;
* определение аудитории участников;
* выбор темы, идеи и сюжета.
При разработке концепции необходимо учитывать ряд аспектов: общая осуществимость проекта (возможно ли воплотить все предложенные идеи); соответствие бюджета; достаточное количество персонала и его квалификация; правильный расчет времени (хватит ли его на подготовку и реализацию проекта).
Определение аудитории. Аудиторию можно поделить на первичную и вторичную. Первичная аудитория — это собственно участники события, те, кто присутствует лично, к кому вы обращаетесь. Основная часть работы направлена именно на них. Вторичная аудитория-это те, кто не присутствует лично, однако все происходящее их касается.
Тема организованного мероприятия должна быть интересной и не отклоняться от главной идеи мероприятия. Основные принципы композиции сюжета: завязка, развитие, развязка. При этом сюжет для сценария не должен быть очень длинным. В некоторых случаях можно добавить еще два элемента сюжетной схемы: предысторию и послесловие. Так, например, в качестве предыстории можно описать фон, на котором разворачиваются события сюжета, или наметить завязку действия. Предысторию можно вместить в программу мероприятия или приглашение. Послесловие описывает происходящее с событием после развязки: как описанные события повлияли на героев, как они изменились.
Следующим этапом в процессе организации события, является планирование. К основным элементам планирования любого процесса относятся:• концепция;
* время и место проведения;
* время и темп выполнения;
* пути достижения целей;
• необходимые ресурсы и распределение работ персонала, техники и оборудования, бюджета;
• работа с поставщиками и субподрядчиками .
Определены цели и задачи организованного ивента должны быть понятными, отвечать интересам выбранной аудитории, быть реалистичными и реализуемыми. Цель легче сформулировать, если есть определенный повод для проведения события. Такими поводами могут быть: общественные праздники, годовщины, юбилеи, памятные даты, прибытие почетных гостей или делегации, важные события или новости, завершение финансового года, запуск нового продукта, традиции и т.п.
Написание концепции мероприятия-не менее важный аспект. Определимся с понятием концепция. Концепция-это документ, описывающий видение мероприятия: каким оно будет, когда произойдет. Может включать в себя такую информацию: цель и задачи, целевая группа, дата и место проведения, сведения об организаторе и поддерживающие организации, партнеров, спонсоров, стоимость продукции, контактные данные и т. д. Концепция может использоваться в качестве основы для информационных брошюр и других полезных материалов.
На этапе планирования организации события необходимо прописать темп и время выполнения работ. Поэтому необходимо составить план работ, их выполнение по дням, неделям, месяцам. Четко прописать задачи, участников и ответственных лиц за выполнение этих заданий, время начала и окончания реализации каждой из поставленных задач.
Важен и процесс распределения ресурсов при подготовке специального мероприятия. К ресурсам можно отнести: время, финансы, персонал, техническую базу. Распределение работ осуществляется между персоналом, техническими работниками, поставщиками и субподрядчиками (агентства, предоставляющих полиграфические услуги, транспортные компании, артисты, шоу-труппы, модельные агентства, курьерская служба, прокатные агентства и т. д.).
Во взаимодействии с поставщиками или подрядчиками необходимо выделить следующие этапы: ? оценка ресурсов и потребностей; ? определение бюджета;? отбор потенциальных поставщиков или подрядчиков; ? отправка запроса относительно цены;? рассмотрение предложения и отбор поставщиков; ? обсуждение окончательной стоимости и подписание контракта; ? контроль за выполнением контрактов.
В процессе подготовки и проведения специального ивента необходимы:
1. Сценарий.
2. Райдер-это инструкция, которую готовят к каждому новому мероприятию. Своеобразный свод законов, где четко расписаны функции и зона ответственности каждого специалиста в команде организатора. Существует ряд требований к сборке райдера. Как прави-минутным планом и указанием страниц райдера, на которых дано подробное описание конкретного пункта; вторая — описание организационной части — отдельные райдеры для каждого этапа; третья — технический райдер, в котором указаны требования к светового, звукового и другого технического оборудования.
3. Бюджет.
4. Разрешения на проведения (если ивент проходит на улице).
5. Меню.
6. Оценка количества людей, которые побывают на западе (если ивент направлен на конечного потребителя).
7. Милиция, скорая помощь — все они должны быть на площадке.
8. Участие СМИ.
9. Качественный брендинг.
10. Фото — и видеоотчет.
11. Анализ события, рекомендации .
Итак, жизненный цикл ивента включает ряд последовательных этапов, к которым относятся: исследование, творческая разработка, планирование, реализация и координация, анализ результатов. Ивент-маркетинг давно занял достойное место среди популярных интерактивных технологий у производителей товаров импульсного спроса (безалкогольные напитки, шоколад, чипсы, жевательные резинки и т. п), а также владельцев торговых центров и гипермаркетов. Бесплатные концерты с участием звезд отечественной поп-музыки неизменно собирают огромные аудитории, что дает возможность производителям и владельцам торговых заведений привлечь дополнительное внимание к своим брендам.