К каждому из документов предъявляются определенные требования: выполнение своего назначения, надежность и юридическая сила, четкая структура и простота обработки. Следовательно, чтобы документ служил своей цели, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для этой категории документов. Его юридическая сила зависит от целостности и качества процедур, поскольку они являются доказательствами, подтверждением фактов, явлений, конкретных событий.
Этот процесс регулируется стандартами, утвержденными и действующими в нашей стране: ДСТУ 3843-99 Единая система документации. Основные положения; ДСТУ 3844-99 Единая государственная система документации. Образец формы. Требования к построению шаблона документа; ДСТУ 4163-2003 Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ 2732: 2004 Делопроизводство и делопроизводство. Термины и определения. — перейти
Согласно этим стандартам, ключ дизайна определяется следующим образом. Образец формы (служебного документа) — это модель для построения формы служебного документа, в которой указаны объем вашего приложения, формат, размеры полей, требования к построению структурной сетки и основные детали (ДСТУ 2732: 2004 ). Бланк представляет собой единый и научно обоснованный регламент по подготовке и оформлению документов. Введение таких правил создает необходимые предпосылки для более детальной унификации документов, что способствует их использованию в автоматизированных системах контроля. Стандарты устанавливают самые общие правила подготовки документов, а также регламентируют машинописный макет их отдельных деталей.
Реквизиты — это элементы, из которых состоят документы, без которых они не могут быть основой бухгалтерского учета и не имеют юридической силы. Требования постоянны и изменчивы. Постоянные детали применяются при создании унифицированной формы или формы документа, переменных во время документа. Тип формы зависит от цели документа и его конкретного содержания. Обязательные элементы документов включают дату, подпись, адрес, заголовок, текст и другие.
Количество знаков, то есть реквизитов, разное и определяется документом, его видом, содержанием. ДСТУ 4163-2003 устанавливает максимальный набор деталей и порядок их расположения.