В 2023 году самозанятые и владельцы малого бизнеса захотят отслеживать свой пробег на работу, чтобы быть уверенными, что они смогут потребовать возмещения пробега при подаче налоговых деклараций.
С распространением мобильных устройств и приложений отслеживать пробег на работу легко и удобно. Что бы вы ни делали, следите за тем, чтобы ваши записи о пробеге были актуальными.
Таким образом, вы можете отслеживать свои ежемесячные деловые расходы и быть уверенным, что получаете максимальную отдачу от рабочего времени для налоговых вычетов за пробег.
Что такое журнал учета пробега и зачем его использовать?
Журналы пробега предлагают несколько ключевых преимуществ. Наиболее распространенным типом журнала пробега является журнал одометра, который используется для отслеживания пробега транспортного средства. Они содержат дату, время и пробег каждой поездки, совершаемой транспортным средством.
Журналы учета пробега важны, потому что они могут помочь предприятиям, имеющим автопарк, отслеживать пробег своих транспортных средств.
Другим типом журнала пробега является журнал поездок, который используется для отслеживания пробега транспортного средства во время его использования. Они содержат дату, время и пробег каждой поездки, совершаемой транспортным средством.
Журналы поездок важны для отслеживания расходов, поскольку они могут помочь подрядчикам отслеживать пробег своих транспортных средств во время их эксплуатации, используя стандартную норму пробега.
Как вести учет пробега для бизнеса
Есть несколько вещей, которые необходимо учитывать при ведении учета пробега в бизнесе:
- Даты ваших поездок
- Пройденные вами мили
- Тип используемого вами транспортного средства
- Стоимость вашего путешествия
- Деловая причина вашей поездки
Вот несколько советов по ведению учета пробега в бизнесе:
- Храните свои записи в надежном месте. Вам также следует иметь при себе копию ваших записей во время путешествия.
- Делайте заметки об обстоятельствах каждой поездки. Это поможет вам запомнить причины каждой поездки.
- Отслеживайте стоимость своего путешествия. Это поможет вам определить тенденции в ваших расходах по выписке с вашего банковского счета.
- Обратите внимание на тип транспортного средства, которое вы использовали. Это поможет вам определить наиболее эффективный способ передвижения.
- Записывайте бизнес-причину для каждой поездки. Это поможет вам определить наиболее важные факторы при принятии решения о поездке.
- Следите за пробегом вашего сотрудника. Эта информация может помочь вам отслеживать командировочные расходы вашей компании.
Приложение для отслеживания пробега: преимущества
Если вы хотите сэкономить на расходах на автомобиль, вам определенно следует рассмотреть возможность использования приложения для отслеживания пробега, чтобы:
- Сэкономьте деньги на страховании автомобиля
- Сократите эксплуатационные расходы вашего автомобиля
- Устраните необходимость в расчетах расхода топлива
- Получите представление о своих привычках вождения
- Требовать вычета налога на пробег на основе бизнес-миль, пройденных каждый год.
Ниже перечислены некоторые подробные преимущества приложения для отслеживания пробега:
Рационализация процедуры
Вам и вашим сотрудникам не придется беспокоиться о том, что вы забудете день или подробности в бортовом журнале, если у вас есть дистанционный монитор в режиме ожидания. Это программное обеспечение точно и надежно запишет всю информацию о путешествии. В качестве альтернативы, вы используете такую информацию на местном уровне для определения компенсации работникам расходов и, как правило, в случае проверки.
Надежность мониторинга
Такие приложения предоставляют еще несколько дополнительных вариантов. Это позволяет вам постоянно отслеживать местонахождение вашего персонала, а также скорость их передвижения и историю маршрутов. Действия ваших сотрудников можно точно и незамедлительно отслеживать благодаря спутниковой навигации и достижениям в области телематических систем. Функция отслеживания крошек позволяет вам отслеживать каждый путь, пройденный вашими работниками в прошлом. Тогда не будет никаких подлых отклонений, чтобы увеличить ваши расходы на компенсацию.
Вкратце говоря, вашему персоналу не придется рассчитывать расстояние или составлять приблизительные или предварительные прогнозы. Приложения для мониторинга даже используют сервисы, основанные на местоположении, чтобы сообщить вам, не начинают ли ваши работники отслеживать расстояние после выхода из указанной зоны, и напомнить им об этом.
Повышение эффективности и ответственности сотрудников
У ваших сотрудников будет больше времени для выполнения своей работы, поскольку не будет никакой документации или управленческих обязанностей. Кроме того, технология благоприятным образом увеличит их ответственность. Вы можете следить за прогрессом каждого участника группы в один и тот же момент. Каждый из этих элементов повысит общую эффективность ваших сотрудников. Это также относится к управленческому подразделению, которое сэкономит трудозатраты, поскольку не будет тратить их на просмотр потока информации, связанной с поездкой, в поисках любых несоответствий.
Включая текущие инновации в сочетании
С помощью телематических приложений вы можете упростить расчеты компенсации и другие монотонные, отнимающие много времени операции. Вы можете сократить документацию, устранить неточности пользователя и быстро произвести расчет платежей, подключившись к системам оплаты и выставления счетов. Поскольку это позволяет вам легко и бесперебойно связывать ваши текущие приложения и передавать данные через них, такое подключение может значительно облегчить ваш образ жизни. Это поможет вам упростить ваши операции.
Использование системы мониторинга расстояния, определяемой местоположением: есть ли какие-либо проблемы с безопасностью?
Никому по-настоящему не нравится, когда за ним наблюдают и оценивают. Работники также будут обеспокоены вторжением в личную жизнь при использовании спутникового монитора расстояния, особенно когда они не работают. Например, некоторые мониторы записывают и сохраняют позиции только тогда, когда работник заходит.
Технология также будет предупреждать клиентов, когда их местоположение отслеживается. После выхода из системы мониторинг завершается. Если у человека включена автоматическая функция, программное обеспечение будет периодически проверять его местоположение после выхода из системы, но не будет записывать его. Когда они войдут в систему, местоположение будет записано и сохранено, если у них включена автоматическая функция.
Заключение
Требуется приложить усилия, чтобы оставаться в центре всех записей о командировках в вашем офисе, но это важно, если вы хотите сократить расходы и сохранить ответственность вашего персонала. Вы должны использовать спутниковый дистанционный монитор, чтобы быть уверенными в точности и быстроте расчета, независимо от того, какой метод вы решите использовать для расчета коммерческого расстояния.