Как организовать свои задачи с помощью еженедельных списков дел

Требуется целеустремленность, чтобы оставаться сосредоточенным и сделать вашу неделю продуктивной. Исследование, проведенное Калифорнийским университетом, показало, что вам нужно 30 минут, чтобы переориентироваться после того, как вы отвлеклись на задачу [1]. При таком количестве отвлекающих факторов, отвлекающих наше внимание, как мы можем заполнить наши еженедельные списки дел?

С внедрением новых технологий и популяризацией удаленной работы вы можете ожидать все больше и больше отвлекающих факторов. Между тем, можно избавиться от стресса, когда вы научитесь организовывать свои домашние дела, задачи и обязанности с помощью еженедельных списков дел.

Что такое еженедельный список дел?

Список дел — это расписание, в котором перечислено, что вам нужно и когда вы должны это сделать, чтобы упростить себе жизнь и улучшить управление задачами. Вы можете планировать свой список дел каждую неделю, чтобы убедиться, что вы достигаете того, что важно.

Вот в чем ежедневные списки дел хороши – и где они терпят неудачу:

Плюсы списков дел

1. Не позволяйте себе забывать ежедневные задачи

Когда у вас в голове крутится тысяча дел, легко пропустить что-то мимо ушей. Как только вы упорядочите свои еженедельные запросы, список дел перенесет весь этот шум на бумагу, чтобы вы ничего не забыли. Это также освобождает мозг, поэтому вам не придется просыпаться посреди ночи с неприятным ощущением, что вы что-то забыли.

2. Организуйте свой день

В настоящее время удаленная работа процветает. И вместе с этим падение производительности. Если вы работаете из дома, вы знаете, как сложно бывает упорядочить свой распорядок дня и структурировать его. Но список дел с конкретными ежедневными задачами, над которыми нужно работать, придает вашему дню импульс.

3. Мотивируйте себя

Лучшая часть списка дел — вычеркнуть пункт. Такие небольшие награды дают вам чувство выполненного долга, которое может мотивировать вас работать усерднее.

Недостатки списков дел

1. Легко вызывать беспокойство

С другой стороны, список дел может в конечном итоге вызвать у вас еще больший стресс! Неожиданные перерывы в вашем рабочем дне случаются постоянно, и когда они случаются, вы можете в конечном итоге отстать от своего списка. Невыполнение ежедневных задач, которые вы запланировали, может привести к чувству вины и неудаче, что может демотивировать вас.

2. Отсутствие расстановки приоритетов

Большинство списков дел — это именно то, на что они похожи: базовый список пунктов. Список дел не расставляет приоритеты задач в порядке важности. Если вы не будете ранжировать их, вы, скорее всего, сначала выполните самые простые задачи и в конечном итоге будете откладывать, когда дело дойдет до более важных.

3. Ложное чувство продуктивности

Прикладывание ручки к бумаге может вызвать у вас ложное чувство выполненного долга, когда вы на самом деле еще ничего не сделали. Легко потратить время на составление отличного списка, но самое сложное — это сделать это на самом деле! Не позволяйте вашему списку дел обмануть вас, заставив думать, что ваша работа выполнена. Выполняйте их, тоже усердно работая.

4. Не рассматривайте общую картину

Списки дел – по крайней мере, ежедневные списки дел – ориентированы только на один день. Из-за этого они не создаются с учетом общей картины и не могут измерить прогресс в достижении ваших долгосрочных целей.

Вот тут-то и пригодится еженедельный список дел:

Почему еженедельные списки дел работают

В отличие от ежедневных списков дел, еженедельный список дел рассматривает общую картину. Составляя свой список, вы оцениваете свой общий прогресс, задавая такие вопросы, как:

  • Насколько хорошо я достиг целей на прошлой неделе?
  • Где я сейчас нахожусь в контексте своих долгосрочных целей?
  • Что я могу сделать на этой неделе, чтобы приблизиться к этим целям?

Это требует более глубокого осмысления. Он просит вас разработать стратегию того, как вы можете использовать предстоящую неделю, чтобы соответствовать вашему долгосрочному плану. Ваш еженедельный список дел должен быть небольшим игровым планом, чтобы приблизиться к этим большим целям.

Еще одна замечательная особенность еженедельных списков дел заключается в том, что они измеряют ваш еженедельный прогресс. При составлении списка вы назначаете измеримые цели, которые хотите выполнить за неделю. Например, это может быть количество модулей курса, которые вы хотите закончить.

В целом, еженедельные списки дел являются отличной альтернативой обычному списку дел.

Какой длины должен быть ваш еженедельный список дел?

Список дел на неделю должен состоять примерно из 15-30 пунктов. Другими словами, вы должны планировать выполнение около 3-6 ежедневных задач. В вашем еженедельном списке дел должно быть достаточно, чтобы бросить вам вызов, но не подавить вас. Это должно быть амбициозно, но не нереально.

Однако точное количество зависит от:

  • Масштаб ваших задач: более крупные задачи, такие как исследовательские проекты или статья из 5000 слов, отнимают много времени, поэтому запланируйте их меньше.
  • Доступность вашей работы: количество часов, которые вы можете выделить на свою работу, определяет количество ежедневных задач, которые вы можете выполнить.

Найдите цифру, которая подходит вам.

В целом, люди склонны переоценивать, сколько они могут сделать за неделю. Так что делайте это управляемым. И если вы обнаружите, что были слишком амбициозны, не волнуйтесь. Вы всегда можете перенести незавершенные задачи на следующую неделю.

Как планировать свои еженедельные списки дел

Выполните следующие действия, чтобы подготовиться к предстоящей неделе с помощью всеобъемлющего и простого списка дел.

1. Выберите канал

Важно найти среду, которая подходит для ваших списков задач. Вы можете использовать ручку и распечатанный список дел или использовать приложения для управления своими еженедельными списками дел. Однако исследования показывают, что вы можете лучше запоминать информацию, когда пишете от руки [2]. В конечном итоге найдите то, что помогает мотивировать вас больше, и придерживайтесь этого.

2. Разработайте несколько списков

Ваши многочисленные списки должны содержать:

  • Основной список
  • Еженедельный список проектов
  • Список хитов

Ваш основной список включает в себя все задачи, которые вы хотите выполнить в долгосрочной перспективе. Например, пройдите все курсы лайфхаков, вычистите ванну и так далее. Ваш список проектов содержит все задачи, которые требуют вашего внимания в течение следующих семи дней. И затем, ваш высокоэффективный список, или список дел, включает в себя задачи, которые вам необходимо выполнить в течение 24 часов.

Каждый вечер определяйте пункты, которые вам нужно перенести из своего еженедельного списка дел в список дел на следующий день.

3. Сделайте это просто

Ваши еженедельные списки дел не должны быть пугающими. Вы можете упростить свой список дел, выделив домашние дела и обязанности, которые хотите выполнить сегодня, и разделив их на две части. Десять пунктов идеально подходят для вашего списка дел.

Начните свой список дел с 2 или 3 важных задач, которые вам нужно выполнить в течение 24 часов. Таким образом, вы не тратите время на уборку ванны вместо завершения презентации, которая должна состояться завтра утром.

4. Разбейте цели на

Вместо того, чтобы указывать такой пункт, как “работа над книгой Kindle”, вы можете быть более конкретными, сделав свои цели более управляемыми. Таким образом, вы устраните фактор страха. У вас может быть что-то вроде: напишите план книги в понедельник, напишите первую главу во вторник, а следующую главу на следующий день.

5. Включите подробную информацию

Вы должны подкреплять каждый пункт своего еженедельного списка дел информацией для выполнения задачи. Например, если в пункте указано “зарегистрироваться на курс”, вы должны указать веб-сайт и название курса. Таким образом, вы сэкономите себе время на поиск информации позже.

6. Время для каждого пункта

У вас есть 10 080 минут каждую неделю, чтобы выполнить все задачи из ваших еженедельных списков дел. Разумно выделить время для каждого пункта в вашем списке. Например: напишите введение с 9 утра до 12 вечера, уберите ванну с 4-5 вечера, купите продукты в супермаркете с 5-6 вечера. Как только ваше время истекает, вы переходите к следующему пункту.

7. Устанавливайте перерывы

Вам нужно немного отдохнуть после мытья ванны, прежде чем отправиться в путь. Вы можете выделить 15 минут, чтобы расслабиться или подготовиться к следующей задаче.

8. Сделайте это видимым и общедоступным

Вы можете поделиться своим списком дел со своим партнером по подотчетности. Также разместите это в своих заметках или добавьте задачи в цифровой календарь, доступный всем членам команды.

9. Выделите время для планирования

Подготовка еженедельных списков дел требует времени, и лучший подход — запланировать время для этой задачи. Выделите вторую половину дня в пятницу для упорядочивания пунктов в ваших еженедельных списках дел.

Теперь недостаточно составлять еженедельные списки дел; вам нужно научиться расставлять приоритеты в списке для максимальной производительности.

Как расставить приоритеты в списках дел

Используйте следующие методы, чтобы максимизировать свою производительность за счет расстановки приоритетов.

1. Используйте метод Getting Things Done (GTD)

Дэвид Аллен, эксперт по продуктивности и автор, подтвердил, что вы можете быть продуктивными, несмотря на длинный список дел. Важно то, как вы планируете. Техника выполнения задач позволяет вам сосредоточиться на наиболее важных задачах (MITS), а не на количестве задач.

2. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы знаете, какая задача требует срочного внимания. Все, что вам нужно, это сосредоточиться на этой задаче и сроке ее выполнения, прежде чем приступать к следующей.

Убивает не длинный список, а многозадачность.

Если вы решите не выполнять многозадачность, вы поймете, что можете добиться заметного прогресса в сложных проектах. Не только это, но и ваш уровень стресса снизится, и вы будете находить больше радости в задачах, которые вы выполняете [3].

3. Оцените свой еженедельный прогресс

Нелегко выбрать несколько важных планов на каждую неделю. Вот почему вам нужно каждые выходные размышлять о том, что сработало на предыдущей неделе, а что нет.

Кроме того, каждый раз, когда вы выполняете задачу, не просто отмечайте ее как “выполненную”, а помечайте как “прогресс”.

В пятницу вечером оцените свой список достижений и изучите каждый пункт. Как это можно улучшить? Выполняйте этот процесс каждую неделю.

4. Попросите о помощи

Иногда ситуация выходит из-под контроля. Лучшая стратегия — обратиться за помощью к своим товарищам по команде, менеджерам или партнерам по подотчетности.

Избегайте откладывания действий, которые выходят за рамки ваших возможностей.

5. Научитесь говорить «Нет»

Иногда вы чувствуете себя вынужденным соглашаться на каждую просьбу, и вы скорее пожертвуете всеми пунктами в своих еженедельных списках дел, чтобы сказать «да».

Скажите «нет» [4] вещам, которые не могут вместить ваше расписание и энергию. Делайте то, что важно для достижения ваших долгосрочных целей.

Узнайте, как сказать «нет», используя эту статью.

6. Сосредоточьтесь на результатах, а не на методе

Сосредоточение внимания на результатах поможет вам определить, как оценивать свои достижения. Если вы сосредоточитесь на методах, вам может быть трудно сказать, был ли достигнут элемент.

Подход, ориентированный на результат, позволит вам пометить свою цель как “прогресс”.

7. Поделитесь своей стратегией повышения производительности

Когда вы делитесь тем, над чем работаете, со своими товарищами по команде, это помогает вам получить максимальный уровень поддержки. Кроме того, когда вы осуществите свои цели, поделитесь результатами со своей командой и вдохновите их сделать то же самое.

8. Выберите темы для своей недели

Если у вас разные задачи, вы можете разделить свои еженедельные списки дел на пять дней по разным разделам работы. Затем выполняйте эти задачи каждую неделю. Убедитесь, что вы поддерживаете своих товарищей по команде в фокусе вашего дня.

Джек Дорси [5], генеральный директор Twitter, был очень сосредоточен, когда выполнял 80 часов работы в неделю в двух компаниях. Он был исключительно сосредоточен на планировании своего дня, поэтому он разработал тему для своей недели:

  • Понедельник: уделите внимание вопросам управления
  • Вторник: работа над продуктами
  • Среда: маркетинг, коммуникации и рост
  • Четверг: разработчики и партнерские отношения
  • Пятница: корпоративная культура

Стив Джобс также был продуктивным благодаря своему последовательному плану. По понедельникам он проводил совещания с руководителями, а по средам посвящал рекламе и маркетингу.

Заключительные мысли

Еженедельные списки дел могут быть отличным инструментом для обеспечения подотчетности и выполнения задач. Используйте свои списки дел, чтобы максимально использовать свое время, выполняя меньший набор важных задач и делая все возможное.

Практикуйте расстановку приоритетов, сначала выполняя самые важные задачи, и сразу почувствуете себя продуктивными. Это будет мотивировать вас работать до конца недели.

Яндекс.Метрика