Как использовать блокировку времени для повышения производительности

Время — наш самый ценный ресурс, особенно когда мы пытаемся достичь наших профессиональных целей. Но большинство из нас плохо управляют своим временем — или, по крайней мере, могли бы быть лучше.

К счастью, есть несколько решений, которые следует рассмотреть. Некоторые из наиболее типичных методов — использование планировщика, планировщика или календаря для заметок. Другие предлагают использовать правило 80/20 или технику Помидоро.

Но есть один, о котором многие забывают: блокировка времени.

Блокировка времени — это очень удобный инструмент, который имеет несколько практических применений, помимо экономии вашего времени. Это стратегия, которая заставляет нас более критически относиться к тому, сколько времени мы тратим и как мы его тратим. Это усиливает правило 80/20, позволяя вам лучше сосредоточиться на действиях, которые приносят наибольшую отдачу.

И это только начало. При правильном использовании это может значительно повысить вашу производительность.

Блокировка времени: основы

Метод блокировки времени — это стратегия, при которой вы разбиваете свое время на отдельные “блоки” или устанавливаете интервалы, в течение которых вы будете выполнять конкретные задачи.

Например, при 8-часовом рабочем дне вы можете работать с 16 30-минутными блоками времени, назначая каждому 30-минутному блоку такие задачи, как “обработка электронной почты”, “ежедневная встреча” или “проект B”.

Думайте об этом как о расширении техники Pomodoro, когда, как только вы попадаете в этот временной блок, вы сосредотачиваетесь на этом в течение этого времени.

Варианты блокировки времени, которые вы должны знать

Вот некоторые отличия блокировки времени, о которых вы должны знать.

1. Пакетирование задач

Это относится к группированию похожих задач для выполнения всех сразу. Таким образом, вам не придется переключать контексты в течение дня.

2. Тематизация дня

Это экстремальная версия блокировки времени. Он идеально подходит для людей, которые имеют дело со многими областями ответственности и должны блокировать каждый день на основе темы. Это также хорошо работает с планировщиками блокировки времени.

3. Ограничение времени

Это относится к выделению времени, чтобы сосредоточиться на определенной задаче или деятельности в течение определенного периода времени. По сути, это еще один термин, используемый для обозначения времени блокировки.

Блокировка времени — это плохо?

Блокировка времени плоха только в том случае, если вы не даете себе свободу отдыхать и наслаждаться своим личным временем. Даже если вы считаете себя успешным человеком, который постоянно стремится к отличным результатам, вам все равно нужно время, чтобы насладиться ими и расслабиться. Планирование ваших задач с использованием метода блокировки времени позволит вам войти в более продуктивный ритм.

18 практических способов использования блокировки времени

1. Поймите философию, лежащую в основе блокировки времени

Несмотря на множество других методов управления временем, используемых сегодня, акт блокировки некоторого времени отличается от других методов. Это упрощенно похоже на технику Помидоро, но мыслительный процесс, стоящий за ним, многогранен.

Блокировка времени помогает вам достигать нескольких целей одновременно. Это поможет вам легче относиться к своему времени как к ресурсу. В конце концов, люди все время говорят, что время — это ресурс, но не все методы используют это. В случае использования метода временных блоков вы бюджетируете свое время так же, как и доход.

Это, в свою очередь, поможет вам отслеживать свое время, чтобы вы знали, что вам помогает. Это также помогает в выявлении источников отходов.

Это заставляет вас уделять внимание конкретным интервалам и, следовательно, помогает расставлять приоритеты. Это также дает вам согласованную систему, которую вы можете применить к любой важной задаче [1].

 

Как использовать блокировку времени для повышения производительности: 18 практических способов

2. Прекратите многозадачность

Наука уже несколько десятилетий ясна: многозадачность просто не работает.[2] Независимо от того, насколько хорошо, по вашему мнению, вы справляетесь с многозадачностью, вам лучше сосредоточиться на одной задаче за раз.

На самом деле, исследования показали, что многозадачность снижает производительность на 40%.[3] Блокировка времени заставляет вас избегать многозадачности, если вы применяете ее правильно.

Для данного временного блока поставьте только одну задачу; например, во время 30-минутной задачи “завершить коммерческое предложение” не позволяйте себе отвлекаться на электронные письма, телефонные звонки или другие несвязанные задачи. Одно это изменение может существенно повлиять на вашу производительность.

3. Определите выбранные вами приращения

До сих пор мы использовали пример 30-минутного временного блока, но это не является обязательным требованием. Блокировка времени может работать независимо от того, с какими приращениями вы работаете. На самом деле, предприниматель-миллиардер Илон Маск известен своей способностью блокировать свои дни до 5-минутных интервалов.[4]

Разные люди хорошо работают в разных системах, поэтому тщательно продумайте свои варианты. Меньшие временные интервалы дают вам больше точности в вашем расписании, но они могут перегружать вас и вызывать стресс. При запуске тестируйте с интервалом от 45 минут до 1 часа.

4. Оцените, какие части вашего дня нужно блокировать

Вам не обязательно блокировать весь свой день, особенно если вы только начинаете, поэтому подумайте, в какое время дня вы хотели бы заблокировать.

Для большинства новичков это означает блокировку “основной части” вашего дня — примерно с 10 утра до 4 вечера — после завершения утренней рутины, но перед ежедневным подведением итогов. Для более продвинутых блокировщиков времени лучше блокировать весь свой день, от начала до конца — даже свою личную жизнь.

5. Выберите правильную стратегию документирования

Даже если у вас фотографическая память, вам будет трудно четко запомнить график блокировки времени. Вместо этого вам нужно будет полагаться на какую-то систему документации.

Точная система не важна, главное, чтобы она хорошо работала для вас. Хорошее приложение для календаря или Календарь Google должны помогать вам регулярно блокировать время и устанавливать сигналы тревоги, чтобы вы знали, когда истекает один период времени.

Если вы старомодны, вы можете использовать письменный планировщик временных блоков или серию заметок, которые помогут вам отслеживать свой день. В любом случае, какой-нибудь автоматический таймер — хороший способ следить за течением времени.

6. Дайте себе буфер и перерывы

До и после каждого временного интервала выделяйте себе небольшой запас дополнительного времени. Где-то от пяти до 10 минут. Это можно установить внутри самого блока или после его завершения.

Это поможет вам завершить задачи, которые не вписываются в ваши первоначальные планы блокировки времени, поскольку большая часть входящей работы организована не так естественно. Это также помогает справиться с другими неожиданными событиями.

Кроме того, вы также не хотите пропускать перерывы, иначе вы рискуете перегорать. [5] Ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать, почему перерывы так важны.

7. Не забывайте о разминках и остываниях

Если вы похожи на большинство людей, вы не начинаете рабочий день с максимальной производительностью. Вам потребуется время, чтобы запустить свои устройства, выпить кофе, прочитать электронную почту и просто “освоиться” в целом, прежде чем придет время работать. В конце дня вам будет интересно закончить дела и подготовиться к отъезду.

Не будьте слишком жестки с блокировкой этих периодов времени; вместо этого относитесь к ним как к уникальным, неограниченным временным блокам. Нет ничего плохого в наличии блоков “разогрева” или “охлаждения”.

8. Блокируйте время для “глубоких” задач

“Глубокая работа — это способность сосредоточиться, не отвлекаясь, на когнитивно сложной задаче. Это навык, который позволяет вам быстро осваивать сложную информацию и добиваться лучших результатов за меньшее время ”. -Кэл Ньюпорт[6]

Глубокие задачи — это задачи, требующие от вас полной сосредоточенности, или задачи, которые выполняют роль крупных проектов, а не отдельных мелких обязанностей. Они должны быть заблокированы таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться исключительно на них; любой блок, назначенный глубокой задаче, не должен включать никаких других задач или пособий. Даже в этом случае одного блока может быть недостаточно; не стесняйтесь назначать несколько блоков для одной и той же важной работы.

9. Тратьте время на выполнение “мелких” задач

Мелкая работа включает в себя задачи, которые не требуют много времени или внимания, и они, как правило, накапливаются в течение дня. Такие вещи, как проверка электронной почты, несколько быстрых телефонных звонков или расспросы коллег о чем-то конкретном. Делайте это, когда у вас есть время.

10. Выполняйте свои “реактивные” задачи

Реактивные задачи — это неформальные задачи, которые трудно предсказать и еще труднее расставить приоритеты. Они часто приходят в форме взаимодействия – например, необходимость координировать действия с коллегой по конкретному проекту. Объедините эти задачи в целый блок.

11. Сделайте свой план блокировки времени визуально привлекательным

Чтобы избежать пропуска задач, вам нужно следить за тем, чтобы ваши глаза не пропускали их. Вот почему необходимо создать план блокировки времени с использованием ярких цветов.

Если вы используете бумагу, используйте ручку другого цвета или пишите заглавными буквами, чтобы она выделялась среди других ваших предметов. Если вы используете диспетчер задач, пометьте или отметьте его каким-либо образом с помощью тегов или аналогичного метода, который выделит его для вас.

12. Создайте воспроизводимую формулу

После того, как вы заблокировали время на несколько смен, попробуйте создать шаблон, который вы можете использовать для всех ваших будущих потребностей в блокировке времени. Назначьте блоки для всех ваших предсказуемых, рутинных задач, затем оставьте место в остальной части вашего расписания для менее предсказуемых приоритетов или тех, которые определяются на ежедневной основе.

13. Будьте готовы к неудаче и плохой оценке (поначалу)

Большинство людей плохо отслеживают собственное время и еще хуже оценивают, сколько времени занимают задачи.

Когда вы будете писать свой первый черновик для блокировки времени, будьте готовы к смущению от того, насколько вы ошибались в истинной продолжительности даже самых обычных задач. Чтобы компенсировать это, попробуйте переоценить количество времени, которое требуется для выполнения данной задачи, предоставив ей больше места в блоке, чем, по вашему мнению, требуется.

Это может немного повлиять на вашу производительность в первые несколько дней, когда вы попробуете это, но как только вы почувствуете, сколько времени занимает каждый тип задач, вы сможете гораздо точнее оценить блокировку времени.

А еще лучше, используйте приложение для отслеживания времени, чтобы получить точный расчет того, сколько времени вы на самом деле тратите на выполнение рутинных задач, чтобы улучшить свои оценки и сократить время обучения!

14. Уведомляйте других о том, что вы блокируете время

Люди вокруг вас должны знать, когда вы заняты, чтобы они не пытались связаться с вами в это время.

Предупредите своих боссов, коллег и партнеров, что вы собираетесь блокировать время. Когда вы начнете эту практику, ваши привычки изменятся.

Вам может потребоваться больше времени, чтобы ответить на определенные электронные письма, вы можете быть более беспощадным, когда дело доходит до времени встречи, и вы почти наверняка будете более регламентированы в том, как вы работаете в течение дня. Люди будут гораздо лучше понимать, если будут знать причину.

15. Запланируйте день “наверстывания упущенного”

Даже при блокировке времени все будет проскальзывать сквозь трещины. Вы пропустите несколько задач или вам понадобится еще час или два, чтобы закончить этот важный проект.

Чтобы не нервничать, просто выделите себе свободный день для наверстывания упущенного, который хотя бы немного свободен от блоков. Полезно предоставить себе дополнительную гибкость при выполнении своих приоритетов.

16. Не расстраивайтесь, когда вам нужно пересмотреть свой подход

Исследования показывают, что “лучшая” стратегия блокировки времени для среднего человека — это работать 52 минуты, а затем прерываться на 17. [7] Тем не менее, это не значит, что это автоматически работает для вас. Каждый человек индивидуален и у него свой распорядок дня.

Некоторые могут подумать, что цифры выглядят странно, и захотят работать больше. Другим может потребоваться более длительный перерыв.

В общем, экспериментируйте с разными методами и не сердитесь, если это не сработает с самого начала. Внесите некоторые корректировки и посмотрите, станет ли это лучше.

17. Распространите блокировку времени на другие сферы своей жизни

Потратьте несколько недель на блокировку времени в своей профессиональной жизни и оцените, как это работает для вас.

Кажется, что это делает вас более продуктивным или более напряженным?

Если блокирование времени в течение рабочего дня делает вас более продуктивным и не увеличивает стресс, подумайте о том, чтобы применить его к другим сферам вашей жизни в долгосрочной перспективе. Выделите время для домашних дел и общения так же, как вы это делаете с проектами и задачами на работе.

Однако, если время блокировки слишком регламентировано или просто неэффективно для вас, не бойтесь ограничить его работой или полностью отказаться от него.

18. Придерживайтесь заблокированного времени в течение 30 дней

Чтобы сделать блокировку времени привычкой, вам нужно время, чтобы она закрепилась. Повторите заблокированное время для 30 случаев.

Заблокированное время не только станет частью вашей недели, но и вы поймете, насколько важны эти пункты, на которые вы выделяете время. Вы также сможете определить, сколько времени вам действительно нужно, подходит ли вам это время суток и многое другое.

Распространенные ошибки блокировки времени и как их избежать

Вот обзор наиболее распространенных ошибок, связанных с блокировкой времени, которые совершают люди, и советы, которые вы можете использовать для их преодоления.

Начинайте свой день поздно

Если вы не начнете свой день вовремя, большая часть ваших усилий, потраченных на блокировку времени, будет напрасной. Вставайте как можно раньше, чтобы не чувствовать спешки.

Однако имейте в виду, что “рано” — это субъективно, поэтому оцените свою повседневную деятельность и выясните, когда лучше всего начинать свой день.

Откладывание

Промедление плохо сказывается на вашей концентрации, и это только заставит вас ходить по кругу, придумывая оправдания, чтобы не выполнять работу. Из-за этого это приводит к отставанию.

Один из способов перестать откладывать — вознаградить себя после окончания рабочего дня. Это может быть хороший ужин или вечер с вашими лучшими друзьями.

Недооценка задач

Еще одна ошибка новичков, которые впервые пробуют блокировку времени, заключается в неправильном расчете энергии и времени, которые им требуются для завершения задач. Вместо того, чтобы делать это, дайте себе некоторое пособие.

Сдаваться слишком рано

Блокировка времени — это процесс обучения. Многие люди преждевременно отказываются от этой эффективной стратегии, потому что потерпели неудачу с первого раза.

Дайте себе время привыкнуть к этой технике. Со временем вы будете удивлены, насколько повысится ваша производительность благодаря этому.

Советы от экспертов по блокировке времени

Мы собрали важные советы от экспертов, чтобы упростить блокировку времени.

Воспринимайте это как игру

По словам Кэла Ньюпорта, блокировку времени следует рассматривать как игру, потому что временные блоки не должны быть жесткими. Вместо этого он должен быть достаточно гибким, чтобы прощать ошибки, когда вы терпите неудачу.

“Для меня этот тип планирования похож на шахматную партию, когда блоки работы распределяются и сортируются таким образом, что кажется, что все проекты, большие и маленькие, завершаются с (достаточным) запасом времени”. — Кэл Ньюпорт

Знайте, когда нужно сказать «Нет»

Легко быть ошеломленным, говоря «да» каждой поставленной перед вами задаче. Однако вы не можете блокировать время на выполнение огромного количества задач. Лучший совет, который нужно помнить, это то, что иногда совершенно нормально сказать «нет».

Имейте под рукой часы

Ваше внутреннее чувство времени может быть отличным, но вы не должны зависеть от него, если не хотите пропустить что-то важное. Чтобы быть уверенным, что вы не потеряете счет времени, поставьте на рабочем месте часы, которые легко считываются. Это гарантирует, что вы придерживаетесь графика.

Лучшие приложения для блокировки времени

Если вы не хотите использовать ручку и бумагу для блокировки времени в своих днях, технология на вашей стороне. Вот наши любимые приложения для блокировки времени.

  • По часовой стрелке для расширения умного календаря, которое позволит вам больше сосредоточиться на том, что важно
  • TimeBlocks отлично подходит для интуитивно понятной блокировки вашего времени
  • Планируйте бесплатное приложение, связанное с Google и Outlook
  • Sunsama для планирования своего дня
  • Часовой стек для сравнения оценок с фактическим временем, которое вы тратите на выполнение задач
  • Отметьте Премиум для списка дел с отличной функцией блокировки времени

Заключение

Блокировка времени не является правильной стратегией для каждого профессионала или любой ситуации, но при правильном рассмотрении и выполнении она может сэкономить вам массу времени и напрямую повысить вашу производительность.

Используйте это, чтобы лучше понять, как вы проводите время в течение дня, улучшить свою концентрацию и эффективно расставлять приоритеты одновременно.

Яндекс.Метрика