Что такое вложенные данные?
И зачем это выделять?
Прежде чем мы начнем, вам нужно понять, что я имею в виду, когда говорю “данные с разными уровнями” или “вложенные данные”.
Вот одна из электронных таблиц https://faq-word.ru/, которые мы будем использовать в наших примерах:
Наши данные выглядят так:
- Классы
- Итог семестра
- Классы
- Итог семестра
- Итого за год
- Итог семестра
- Классы
- Итог семестра
- Классы
- Итог семестра
- Итого за год
- Итог семестра
Как вы можете видеть, существуют согласованные уровни информации, и они повторяются: вложены друг в друга.
Вложенные данные не обязательно повторять это много раз, но это должно дать вам хорошее представление о том, что я имею в виду.
Зачем создавать схему для вложенных данных?
Мы рассмотрим некоторые интересные вещи, которые вы можете сделать с помощью этого позже, но в основном это касается упорядочивания и упрощения просмотра. Особенно, если ваша электронная таблица очень сложная, контуры могут значительно упростить просмотр и извлечение данных.
Схемы лучше всего работают с определенными типами данных, поэтому мы создали пример рабочей книги, который вы можете использовать для последующих действий.
В этой статье мы рассмотрим много вопросов, так что берите ее сейчас и давайте начнем!
Группировка ваших данных
Первое, что вам нужно сделать, это сгруппировать ваши данные.
Это сообщает Excel, какие части данных принадлежат друг другу и на каких уровнях они являются частью.
Самый простой способ сделать это — заставить Excel автоматически выделять ваши данные.
Откройте пример рабочей книги. Мы позволим Excel автоматически выделять данные, чтобы увидеть, насколько хорошо это работает.
Щелкните в любой ячейке, затем перейдите на вкладку «Данные» на ленте. Нажмите Группа> Автоматический контур.
Теперь посмотрите слева от данных в электронной таблице:
Каждая строка представляет уровень организации. Столбики справа — это подчиненные уровни.
В нашем случае Excel идеально сгруппировал данные. Он разделил данные на три уровня и не включал общее количество строк.
Однако, если Excel неправильно группирует ваши данные, вы можете группировать ячейки вручную. Давайте попробуем это с нашей электронной таблицей.
Сначала нажмите «Разгруппировать»> «Очистить контур«:
Полосы в левой части окна исчезли, и мы вернулись к тому, с чего начали.
Теперь выделите строки со 2 по 13:
Мы выбрали эти строки, потому что они представляют один из самых больших наборов данных: все данные за первый год.
Нажмите «Группа» (на вкладке «Данные«), и вы увидите панель в левой части экрана, которая охватывает эти строки:
Этот набор строк теперь является группой.
Давайте создадим вложенную группу. Выберите строки со 2 по 6 и нажмите «Сгруппировать«:
Вероятно, вы можете увидеть, к чему это приведет отсюда. Выберите строки с 8 по 12 и снова нажмите «Сгруппировать«.
Затем создайте те же группы для второго года. Теперь у вас будет тот же контур, что и в Excel, созданный автоматически.
Совет профессионала: группируйте столбцы
В нашем примере мы сгруппировали строки, но вы также можете группировать столбцы. Выберите столбцы, которые вы хотите сгруппировать, и нажмите кнопку группы.
Это работает точно так же, как группировка строк.
Это полезно, когда у вас есть данные, которые идут слева направо, а не сверху вниз. Это часто встречается с данными, которые распределены по диапазону времени.