На практике — все не так-то просто! Чтобы не потерпеть провала и угодить гостям, необходимо учитывать нюансы: подача материала, количество приглашенных, заказ питания, техническое обеспечение. Однако, ключевая задача — подбор конференц-зала.
Как подобрать конференц-зал
В выборе конференц-зала https://expert.ru/2021/06/30/kriterii-i-osobennosti-vybora-konferents-zala/ руководствуйтесь темой мероприятия, так как место для проведения должно способствовать усвоению информации. Для деловой встречи подойдут вместительные залы для конференций в бизнес-центрах. Строгий, выдержанный стиль настроит партнеров на продуктивную работу и создаст приятное впечатление о компании-организатора. Экономия здесь не помощник, ведь позитивное первое впечатление — половина успеха перформанса. Для конференций на менее официальную тематику подойдут лофты и свободные пространства. Почасовая аренда таких площадок значительно меньше. Вы можете арендовать залы по ссылке.
Критерии выбора зала
Выбор конференц-зала — нехитрое дело! После того, как вы определились, какого формата зал необходим, стоит подумать о его возможностями. Учитывайте следующие критерии:
- Вместимость. Участники должны чувствовать себя комфортно в помещении. Лучше арендовать зал немного больше, чем заставлять гостей тесниться. На каждого участника по правилу отводится 2 квадратных метра.
- Территориальное расположение зала. Если позволяет бюджет, выбирайте зал в центре города. Как правило, это комфортное место, куда участники без проблем смогут добраться. Если нет такой возможности, обязательно конференц-зал должен находиться рядом со станцией метро или удобной транспортной развязкой.
- Техническое оборудование. Сэкономить получится, арендовав зал со всей необходимой техникой: проектором, флип-чартом, телевизором, микрофоном. Почасовая аренда конференц-зала, включающий как можно больше дополнительных услуг, — выгода для кармана организатора.
- Отдельная зона для кофе-брейка. Организация кофе-паузы — способ сблизить участников и завести новые деловые связи. Обдумайте, где будет располагаться стол с угощениями и не потребуется дополнительная комната для этого.
Ивент обречен на успех, если заранее подойти к подготовке серьезно, учитывайте каждую мелочь. Из-за невнимательности или недосмотру время мероприятия оказываются на грани срыва.
Советы:
- Составьте чек-лист куда впишите основные пункты: поиски и выбор конференц-зала, заказ кейтеринговых услуг, подбор дополнительного персонала (если необходимо), покупка инвентаря, проверка техники, бронирование гостиницы или ресторана.
- Заранее самостоятельно проверьте готовность технического оборудования в зале. Вы должны быть на 100% уверены в его исправности.
- Назначьте ответственного человека, который будет встречать гостей у входа и сориентирует в случае возникновения трудностей.
- При возникновении форс-мажорных обстоятельств не паникуйте. Знайте, все самое сложное позади. Вы справитесь с любой ситуацией!