Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.
Какая информация хранится в архиве
В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.
Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем. Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя. Потребность в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определенных льгот.
Конфиденциальность данных
Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что хранится вся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации. Подробнее про архивы ФРГ читайте на страницах нашего специализированного сайта.
Пользователи архивной информации
В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.
Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.
Правила выдачи архивных справок, копий и выписок
Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдается на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.
Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдается при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.
Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет заявителя о продлении срока.
Как выглядит архивная справка, образец бланка
Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь четкое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.
Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развернутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.
Какие нарушения могут сделать документ ничтожным
Официальный архивный документ не может содержать исправления, помарки и неразборчивые фразы. Также в тексте не допускаются комментарии и различные собственные выводы работников архива.
После текстовой части документа размещаются архивные цифры использованных реестров. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью. Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждый лист. Архивный запрос оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается по требованию, а второй хранится в архивном реестре.
Выдача архивной копии документа
Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.
Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объемном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.