Планирование корпоративного мероприятия самостоятельно может быть утомительным. Будь то юбилей вашей компании, запуск продукта или корпоративная встреча, это задача, требующая много времени и внимания. Однако это не обязательно должно быть причиной стресса. Найм стороннего организатора мероприятий — человека, который мог бы воплотить ваше видение в реальность, — позволяет вам оптимизировать процесс планирования корпоративных мероприятий.
Подбор Лучшего организатора для Вашего корпоративного мероприятия
Работа имеет решающее значение, поэтому вам необходимо проявить должную осмотрительность, прежде чем браться за нее. Тщательно проверяйте потенциальные фирмы по планированию мероприятий, прежде чем нанимать организатора мероприятий.
Прежде всего: знайте, чего вы хотите
Поиск своего организатора мероприятий, например Демалыс-Ивент, начинается с понимания того, чего вы хотите достичь. Определите цели вашего мероприятия. Направлено ли ваше мероприятие на увеличение продаж нового продукта? Вы хотите построить прочные отношения между своими сотрудниками? Или вы хотите отпраздновать важную веху в развитии компании? Общая картина должна сработать. Вы можете обсудить детали, когда у вас будет планировщик.
Затем определите задачи, которые, по вашим ожиданиям, должен выполнить организатор, и определите, сколько вы готовы потратить, чтобы мероприятие увенчалось успехом. Организаторы мероприятий предлагают разные цены, в зависимости от необходимых вам услуг. Обычно они выбирают место проведения, находят спикеров и развлечения, предлагают варианты блюд и напитков и создают приглашения.
Найдите организаторов мероприятий с опытом работы
Рекомендации коллег часто являются лучшим ориентиром, чем поиск в Google, но вы хотите убедиться, что нашли компанию, у которой есть опыт проведения вашего мероприятия.
Ищите эксперта по организации мероприятия, подобного вашему. Таким образом, вы будете уверены, что у него есть опыт и он знает, что делать.
Обратите внимание на эти важнейшие факторы
Теперь пришло время рассказать потенциальным клиентам о деталях вашего мероприятия и посмотреть, кто может соответствовать вашим требованиям. Вы можете сосредоточиться на их сильных и слабых сторонах, которые помогут вам еще больше сократить список. Когда у вас останется разумное количество сотрудников (рекомендуется три), назначьте встречи и тщательно изучите каждую фирму на предмет:
Процесс их планирования
Несмотря на то, что внешний организатор мероприятий позаботится о деталях, вам все равно необходимо внести свой вклад. Понимание того, как работает процесс планирования мероприятий, дает вам представление о том, что произойдет во время подготовки. Узнайте, как они справляются с проектами, подобными вашему, чтобы получить представление об их приоритетах.
Вам также следует спросить их, как им нравится общаться со своими клиентами. Они предпочли бы проводить личные встречи, электронные письма или телефонные звонки? Выбирайте организатора, с которым удобно работать и который не мешает вашей работе.
Качества, которые выделяют их среди других
У разных организаторов корпоративных мероприятий разные подходы к организации мероприятия. Но есть некоторые вещи, в отношении которых вы никогда не должны идти на компромисс. Могут ли они изящно справляться с несколькими задачами? Как они проявляют свою креативность и находчивость? Такие корпоративные мероприятия, как запуск нового продукта, могут повлиять на ваш бизнес. Если вы сделаете их запоминающимися для посетителей, это увеличит ваши продажи.
Этот вопрос также позволяет оценить гибкость вашего кандидата. Отдайте предпочтение тому, кто готов изучать и понимать ваш бизнес. Ваш организатор мероприятий должен уметь подстраиваться под характер вашего бизнеса и ваш рынок.
Мероприятия, на которых они специализируются
Не все организаторы корпоративных мероприятий проводят мероприятия одного и того же типа. Этот вопрос поможет вам понять, что предлагает каждая компания. Часто ли они организуют мероприятия для более чем сотни участников? Специализируются ли они на презентациях продуктов, мероприятиях по признанию клиентов или конференциях?
Поставщики-партнеры
У организаторов мероприятий обычно есть список поставщиков, с которыми они предпочитают работать, что дает им доступ к скидкам и высококачественным результатам. Однако здесь есть ограничения. Организаторы мероприятий обычно получают определенный процент от предпочитаемых поставщиков, поэтому они могут отказаться работать с поставщиками, которых нет в их списке. Такая договоренность может ограничить ваш выбор оформления места проведения, еды и напитков и т.д.
Требуемый минимальный бюджет
Бюджет — жизненно важный аспект планирования мероприятий. Для некоторых организаторов максимальной суммы, которую вы готовы потратить на мероприятие, может оказаться недостаточно. Важно быть прозрачным на раннем этапе, чтобы оправдать свои ожидания. Между тем, некоторые организаторы готовы максимально использовать ваш бюджет для организации успешного мероприятия. Подумайте, готовы ли вы пойти на компромисс, если это так.
С какими клиентами они работали в прошлом
Полезно узнать, кем были предыдущие клиенты вашего кандидата. Список многое скажет о его авторитете как организатора корпоративных мероприятий. Если они ранее работали в крупных компаниях, то, скорее всего, это надежный организатор мероприятий, способный организовать успешные мероприятия. Опыт также дает им преимущество в бесперебойном выполнении проекта.
Их рекомендации
Говоря о предыдущих клиентах, отзывы также являются отличным показателем того, стоит ли нанимать организатора мероприятий. Потратьте время на изучение истории каждого кандидата, чтобы понять их возможности выполнять свои обязанности.
Примите свое решение
После отбора всех ваших кандидатов попросите того, кого вы выберете, предоставить подробное проектное предложение. Вам также следует начать сотрудничество, чтобы доработать все творческие детали мероприятия и установить реалистичный бюджет.
Важно внимательно изучить, сколько с вас будет взимать ваш организатор мероприятий. У организаторов разные способы структурирования своих гонораров, поэтому лучше провести четкое обсуждение этого вопроса. Вам также следует определить, как вы будете включать эти сборы в бюджет.
Несмотря на то, что мы работаем с лучшим организатором корпоративных мероприятий, ваш вклад все равно необходим во время подготовки. Ваш организатор мероприятий не должен принимать важных решений, не обсудив их сначала с вами.