До начала работы с документацией требуется ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемое описание? Можно ли подшивать бухгалтерские документы Термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову. Кстати, переплет бухгалтерских документов вы можете заказать на страницах специализированного сайта.
Пустяковое дело?
На первый взгляд процедура оформления дела выдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдается работникам документ, и вам придется начинать всю работу снова. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью — мы попробуем разобраться в данном вопросе.
Зачем подшивают документы?Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь-о ГОСТ Р 51141, посвященном архивному делу и делопроизводству и содержащем все необходимые определения и термины. Кроме того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.
Начнем с обложки
Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.
Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.
Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся только из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.
Поговорим о нумерации листов
Перед тем как правильно подшить документы, все они должны быть составлены в нужной последовательности. После чего проводится процедура нумерации с помощью обычного простого карандаша. Главное правило здесь-нумеровать именно письма, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не «заползать» на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.
Какие тонкости существуют в деле нумерации?Если в число подшиваются документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — более 250, принято разбивать его на несколько томов. Причем каждый из них обладает собственной нумерацией.
Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издание периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.
Если вложенное письмо имеет большой формат, его необходимо разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-то из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся эта пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описания каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте или на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки или фотографии.