Бухгалтерское программное обеспечение принесет пользу вам и вашему бизнесу несколькими способами. Самое главное, оно предоставляет вам предопределенную структуру, в которую будет вписываться каждая финансовая транзакция. Эта платформа поможет гарантировать, что вы правильно вводите транзакции, и позволит вам проверять пульс вашего бизнеса по запросу с помощью мгновенных отчетов. Конечно, выходные данные вашего бухгалтерского программного обеспечения будут такими же качественными, как и входные данные. К счастью, вы, как правило, обнаружите, что выписывать чеки и регистрировать платежи от клиентов в программном обеспечении намного быстрее, чем вручную.
Бухгалтерское программное обеспечение может помочь свести к минимуму математические ошибки, которые могут привести к превышению средств на вашем банковском счете. Возможно, вам удастся избежать ввода многих транзакций, импортируя операции непосредственно в свои бухгалтерские книги со счетов вашего банка и / или кредитной карты.
Облачная или настольная
Исторически все бухгалтерское программное обеспечение устанавливалось на компьютер каждого пользователя, но сейчас наблюдается постоянное продвижение к облаку. Онлайн-бухгалтерские пакеты, такие как FreshBooks, QuickBooks Online и Xero, обеспечивают гибкий доступ к вашим книгам, где бы вы ни находились, с любого устройства, подключенного к Интернету. К недостаткам относится ежемесячная или годовая абонентская плата, которую вы будете оплачивать бессрочно. Перебои в доступе в Интернет также могут означать ограниченный доступ к вашему бухгалтерскому программному обеспечению или его полное отсутствие. Некоторые программы облачного учета предлагают сопутствующее приложение, которое вы можете использовать на мобильном устройстве, таком как смартфон или планшетный компьютер.
В настоящее время существует явный компромисс между облачным бухгалтерским программным обеспечением и “традиционными” программами для настольных компьютеров, такими как версии Pro, Premier и Enterprise, у вас будут большие первоначальные вложения в настольные программы, и вам придется периодически устанавливать обновления программного обеспечения, которые предоставляют вам последние таблицы налогов на заработную плату или исправляют ошибки в программном обеспечении. Все это обслуживание просто выполняется за вас в рамках облачных бухгалтерских программ.
Выбор бухгалтерской программы
Что касается выбора самой программы, сначала вы должны знать, какие виды услуг необходимы вашему бизнесу, чтобы вы могли выбрать подходящую учетную программу, такую как ASC 842 «Бухгалтерия аренды», программное обеспечение для выставления счетов, система управления заработной платой, ERP-системы и многое другое. Большинство бухгалтерских пакетов предлагают либо бесплатный пробный период, либо ограниченный период времени, в течение которого программное обеспечение может быть возвращено для возмещения затрат. Каждая бухгалтерская программа, будь то облачная или настольная, предлагает один или несколько наборов примеров бухгалтерских книг – часто называемых компаниями, – которые уже заполнены вымышленными клиентами, поставщиками, сотрудниками, товарно-материальными запасами и связанными с ними транзакциями. Вы можете использовать эти примеры компаний, чтобы получить представление о внешнем виде программного обеспечения и о том, как ваши собственные транзакции будут отображаться в программном обеспечении. Обычно вы сможете получить доступ к примерам компаний для настольных программ с помощью команды Открыть компанию, которая обычно отображается в меню Файл. Убедитесь, что вы используете примеры компаний только в целях тестирования. Поиск типовых компаний для облачных программ обычно требует использования поисковой системы для поиска ссылки на типовую или тестовую компанию.
Во время пробного периода или при использовании образца компании пытаются ввести несколько вымышленных транзакций, имитирующих то, как вы планируете использовать свое бухгалтерское программное обеспечение. В частности, обратите внимание на такие функции, как инвентаризация, расчет заработной платы и налоги с продаж, если какие-либо из них применимы к вам. В частности, облачные бухгалтерские программы могут предлагать ограниченные возможности или вообще не предоставлять их для отслеживания запасов, расчета заработной платы и налогов с продаж или могут потребовать от вас уплаты более дорогой ежемесячной платы. Большинство настольных бухгалтерских программ, по крайней мере, адекватно справляются с этими задачами, но для расчета заработной платы всегда потребуется ежегодная абонентская плата сверх стоимости самого программного обеспечения.
В определенных случаях вы можете перенести данные из настольного приложения, такого как QuickBooks, в его онлайн-эквивалент. Если облачная среда вам не по вкусу, вы можете перенести программное обеспечение обратно на рабочий стол. Имейте в виду, что во время этого перехода вы можете потерять некоторые детали своих бухгалтерских записей. Более того, любая программа, предлагающая перевести вас из конкурирующей программы, как правило, делает это бесплатно, но за счет повторной потери большей части деталей ваших бухгалтерских записей.
Сравнение затрат
Облачные программы, безусловно, предлагают самую низкую начальную стоимость, но затраты могут накапливаться месяцами и годами. Имейте в виду, что ежемесячная плата, взимаемая облачными бухгалтерскими программами, часто зависит от пользователя. Настольные бухгалтерские программы также лицензируются индивидуально для каждого пользователя, но в зависимости от выбранного вами поставщика вы можете обновлять их чаще, чем раз в три года. Однако некоторые производители внедряют модель обязательной годовой подписки даже для настольных программ, поэтому внимательно читайте мелкий шрифт при рассмотрении вопроса о покупке.
Если вы перестанете платить за поддержку настольной программы, вы можете продолжать использовать эту программу до тех пор, пока программное обеспечение остается совместимым с операционной системой вашего компьютера. Это означает, что вы можете сохранять исторические записи для своих бухгалтерских книг столько, сколько захотите. При отмене облачной программы вы сохраняете доступ к своим бухгалтерским книгам только для чтения в течение определенного периода времени, возможно, одного года, но затем ваши записи исчезают. Государственные органы могут в течение трех или более лет не поднимать вопрос, связанный с вашими бухгалтерскими книгами, поэтому вы можете оказаться в затруднительном положении, если откажетесь от облачного сервиса и не сможете предоставить подтверждающую документацию за данный год. Это означает, что вы можете оказаться вынуждены платить абонентскую плату по крайней мере за одного пользователя за бухгалтерский пакет, в котором вы разочаровались.
Текущее обслуживание
Преимущество облачных бухгалтерских программ заключается в том, что вам не нужно обновлять программное обеспечение или создавать резервные копии ваших данных. Недостатком является то, что облачные программы могут добавлять или удалять функции практически без уведомления. Резервное копирование ваших данных выполняется автоматически, но для того, чтобы перенести ваши бухгалтерские книги на определенную дату, может потребоваться отправка запроса в службу поддержки, что означает, что вы уступаете некоторый контроль над своими данными.
Вам будет периодически необходимо устанавливать новые версии настольных бухгалтерских программ, а также исправления программного обеспечения и обновления по налогу на заработную плату. Обновления версий и исправления должны быть установлены на всех компьютерах, в то время как обновления по налогу на заработную плату обычно можно установить только один раз. При использовании настольного программного обеспечения вы, безусловно, сами решаете, как поддерживать резервные копии своих бухгалтерских книг, но большинство программ предлагают возможность планировать автоматическое резервное копирование. Организуйте хранение резервных копий в папке, которая синхронизируется с облачной службой хранения данных, такой как Dropbox, Google Drive или служба Microsoft OneDrive. Это обеспечивает вам безопасность благодаря удаленному хранению резервных копий, за что вы будете бесконечно благодарны в случае пожара, наводнения, кражи или другого стихийного бедствия.
Краткие сведения
Короче говоря, будьте готовы потратить некоторое время на изучение ваших вариантов в отношении бухгалтерского программного обеспечения. Необходимо учитывать множество аспектов, включая цену, но простота использования будет вашим основным ориентиром. Если программное обеспечение кажется стерильным и недоступным, маловероятно, что вы будете использовать большинство его функций. И наоборот, вы можете обнаружить, что некоторые программы слишком упрощены, а это означает, что вы либо не сможете выполнять базовые задачи, либо вам придется проявить некоторый творческий подход для достижения того, что вам нужно. К счастью, у вас есть много вариантов, и если какая-то программа не подходит, вы, как правило, можете перенести свои бухгалтерские книги на другую платформу.