Есть сотни статей и блогов в интернете, которые рассказывают вам, как трудно и подавляющее организация корпоративной вечеринки.Но это не про нас !

Организация корпоративных мероприятий

Агентство Мajor Event — это команда, которая росла и крепла в течении всего времени, пока в Москве появлялась и развивалась Event индустрия. Наш опыт работы начинается с 2006 года, как агентство корпоративных праздников, тогда было совершенно другое время и потребности, когда услуги, прямо скажем были на совсем примитивном уровне, но всех это устраивало, так как все сводилось максимум к банкету в ресторане с живой музыкой в стиле шансон. Да и слова event тогда не было настолько всем известно и популярно как сейчас — Корпоративный выезд в Подмосковье

Разбивая процесс планирования событий на достижимые задачи, помогает вам оставаться сосредоточенным и выполнить свою миссию, чтобы организовать удивительную партию по одной задаче за раз. Да, это большая работа. Да, есть о чем подумать, но при правильном планировании и нашем удобном контрольном списке организация корпоративной вечеринки в Лондоне может быть интересной и полезной.

Независимо от вашего уровня опыта, этот контрольный список должен дать вам базовую основу и уверенность в планировании идеальной корпоративной вечеринки.

Небольшой совет, прежде чем мы начнем…

Начните как можно скорее

Планирование корпоративной вечеринки включает в себя много ждать ответов и подтверждения от других. Так что приступайте к процессу планирования как можно скорее.

Составляйте списки

Составляйте списки. Списки-лучшие вещи в мире для планирования корпоративной вечеринки. Мало того, что они помогут вам разбить процесс планирования корпоративных вечеринок на управляемые задачи. Они также помогут вам отслеживать, сколько вы уже достигли и сколько еще осталось сделать.

Сделайте свой список умным, давая себе сроки и применяя матрицу Эйзенхауэра к каждой задаче:

• Не срочно, но важно
• Срочно, но не важно
• Срочно и важно
• Ни срочно, ни важно

Матрица Эйзенхауэра поможет вам определить порядок выполнения каждой задачи.

Создание группы событий

Если у вашей компании еще нет команды мероприятий, сейчас самое время ее создать. Выберите людей с аранжировкой различных навыков со всей компании. Ваша команда может помочь вам во всем: от выделения бюджетов до приглашения и даже очистки после этого. Многие руки делают легкую работу, и наличие хорошей команды событий может помочь вам сделать все намного быстрее.

Посмотрите на будущий квадрат в лицо, сделайте глубокий вдох и давайте начнем…

Настройка бюджета

Прямо в верхней части вашего срочного и важного списка должен быть установлен бюджет. Узнать, сколько денег вы должны потратить как можно раньше, действительно, очень важно. И это будет иметь наибольшее влияние на тип корпоративной вечеринки, которую вы организуете.

Если деньги, доступные для мероприятия, являются предметом переговоров, возможно, стоит напомнить, что в кошельке есть налоговая надбавка для развлечения персонала £150+НДС в год.

Распределение бюджета

Принимая решение о том, как распределить бюджет, руководствуйтесь тем, что наиболее важно для вашей компании, культурой и ожиданиями ваших коллег.

Установка даты

Места в Лондоне быстро заполняются, особенно во время сезона вечеринок. Поэтому подтверждение даты должно быть следующим, что вы сделаете. Традиционно четверги являются самыми популярными днями для корпоративных вечеринок в Лондоне, так как не занимают личного времени. Пятницы приближаются к концу второго. Тем не менее, не игнорируйте дни в начале недели, они, как правило, дешевле и предлагают большую гибкость, когда дело доходит до выбора места. Все зависит от культуры вашей компании (и считаете ли вы, что Дебс из бухгалтерии будет рад сортировке зарплаты с похмелья!).

Быстрый и простой способ установить дату-создать что-то вроде опроса doodle с несколькими начальными датами для всех на выбор. Отправить ссылку на опрос по электронной почте, так что вы можете получить представление о предпочтительной дате и получить представление о номерах. Не забудьте включить дату RSVP в свои электронные письма, чтобы вы не ждали ответов и обязательно следили за сохранением даты по электронной почте, как только вы выбрали дату.

Решите, что это за вечеринка

Когда дело доходит до решения, какую вечеринку вы бросаете, вот основные вещи, чтобы рассмотреть…

Высокая или низкая отдача?

День, ночь или и то, и другое?

На заказ или пакет?

Еда, танцы или и то, и другое?

Общий или эксклюзивный?

+1С?

По билетам или бесплатно?

Найти место проведения

Книга назначения, чтобы увидеть события координатор на местах вам нравится.

Основные вещи, чтобы искать в месте проведения:

Вместимость-это место подходящего размера для вашего списка гостей?

Расположение-это доступно, хорошо для такси и общественного транспорта? Если нет, вам может потребоваться нанять автобусы или даже ночлег.

Оборудование-является ли система PA современной и функционирующей? Вам может потребоваться оборудование для выступлений, презентаций и живых развлечений.

Гибкость-будет ли место портняжничать свои пакеты для того чтобы одеть ваши потребности?

вау-фактор

Главное, чтобы спросить планировщика событий:

Будет ли место проведения организовать очистку?

Цитата включает все, что вам требуется?

Выберите тему

Имея тематическую корпоративную вечеринку не просто означает маскарадный костюм. Тема задает тон вашей партии и должна применяться к приглашениям, еде, музыке и украшениям. В доме Сената наша любимая тема всегда будет 1920-х годов, но есть множество идей, которые вы могли бы пополнеть. Используйте наш корпоративный планировщик темы партии, чтобы помочь вам начать работу. После того как вы выбрали, составьте список всего, что вы бы связать с этой выбранной темой и попытаться применить его к вашей партии.

• Украшения

Отличный способ максимизировать свой бюджет, когда дело доходит до украшения, — сосредоточиться на фокусах на месте, таких как вход, бар и столовые центры.

Еда

В зависимости от того, какой тип места вы выбрали вам нужно будет выбрать между использованием в доме общественного питания (который будет работать намного дешевле) или найма внешних поставщиков провизии. Если ваше заведение имеет хорошую репутацию для подачи хорошей еды, мы рекомендуем вам использовать их, это будет самый простой и эффективный способ решения кейтеринга.

При выборе еды для вашего мероприятия убедитесь, что вы думаете о:

Будет ли это комплексное меню или гостям нужно будет выбрать заранее?

Питание для специальных диетических требований

Как бы вы хотели, чтобы еда была подана-будут ли кусочки выложены или приняты обслуживающим персоналом? Это сидячая трапеза или шведский стол?

Пить

Когда дело доходит до организации напитков для вашей корпоративной вечеринки, первое, что нужно сделать, это решить, собираетесь ли вы предварительно заказать напитки или заплатить за то, что потребляется в ночь. Предварительный заказ дает вам больше контроля над вашим бюджетом, но вы рискуете не заказать достаточно для всех. Если вы предлагаете открытый бар, убедитесь, что меню еды является существенным и имеет много углеводов.

Распределение Напитков

Существует три основных способа обеспечить более справедливое распределение напитков на корпоративе:

— Заранее оформите ваучеры на напитки, которые будут предоставлены гостям

— Имейте набор около бутылок в таблицу

— Есть обслуживающий персонал, обслуживающий напитки, долива, когда это необходимо

Музыка

Когда дело доходит до музыки, у вас есть несколько вариантов: нанять ди-джея или живой группы или собрать плейлист. Что бы вы ни решили сделать, убедитесь, что вы поддерживаете связь с местом, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое оборудование.

Развлечения

Выберите развлечения, которые соответствуют вашей теме и месту проведения вечеринки. Есть сотни вариантов, доступных для вас от поющих официантов и столов казино до коктейлей и фото киосков

Выступления и награды

Если у вас есть речи и награды, убедитесь, что они запланированы заранее. Оба всегда лучше делать рано вечером, так что не слишком шумно.

Вам нужно будет организовать:

Докладчики и их выступления

Микрофоны для динамиков

Награды / призы-убедитесь, что есть также где-то безопасно оставить их!

Репетиция

Добавить что-то дополнительное

Представьте свою вечеринку с точки зрения гостя до сих пор. Есть ли что-нибудь еще, что вы можете сделать, чтобы сделать это событие немного более особенным? Простые вещи, которые вы могли бы рассмотреть добавление к событию…

Бесплатный гардероб

Специальные напитки по прибытии (очереди в гардероб гораздо веселее с мохито!

Обновите туалет как можно больше (свежие цветы, хорошие бумажные полотенца и т.д.).

Если вы ожидаете большое количество гостей, убедитесь, что кто-то под рукой, чтобы управлять, когда они прибывают и уходят. Вы можете организовать время прибытия в шахматном порядке, чтобы у вас не было слишком много людей, стоящих в очереди или ожидающих на холоде.

Фотографии

Да, у всех нас есть доступ к Instagram, но наличие профессионального фотографа на мероприятии гарантирует, что есть качественные фотографии для документирования ночи.

Безопасность

Если вам нужна безопасность на вашей корпоративной вечеринке, закажите дружелюбный персонал, который сделает ваших гостей желанными гостями.

Транспорт

Решите, нужно ли вам организовать транспорт до и от вашего мероприятия. Если вы организуете тренеров, убедитесь, что они забронированы на подходящее время, чтобы ваши коллеги не были вынуждены уйти рано или оставить болтаться.

Хотя мы живем в эпоху Über, важно по-прежнему помнить о поездке всех домой, особенно в Лондоне. Это хорошая идея, чтобы собрать местные номера такси и информацию о последних поездах и автобусах для распространения перед событием.

Создание маршрута

Ваш маршрут поможет держать вещи гладко в ночь. Он должен включать полную разбивку мероприятия, включая контактные имена и информацию для всех участников. Постройте время для позднего прибытия и запланируйте много времени для еды.

Приглашения

Вот наши лучшие советы по организации ваших приглашений:

• При выборе времени прибытия убедитесь, что вы даете своим гостям достаточно времени, чтобы оставить работу и подготовиться к вечеринке
• Получить приглашения, разработанные в соответствии с вашей темой
• Решите, будут ли ваши приглашения отправлены по электронной почте или напечатаны
• Попросите ваш комитет или представителей помочь доставить приглашения
• Убедитесь, что ваша дата RSVP оставляет вам достаточно времени, чтобы подтвердить меню с поставщиками / местом
• Будьте готовы преследовать людей для RSVPs

Если вы организуете корпоративную вечеринку с билетами, убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы продать билеты своим коллегам.

Планы Размещения

Теперь у вас есть определенное количество гостей это хорошее время, чтобы организовать план рассадки, если у вас есть сесть еду. Это может быть сложная задача, чтобы получить право, но это стоит усилий. Вы можете либо организовать столы по командам, либо смешать своих коллег, чтобы поощрить смешивание.Убедитесь, что план таблицы легко найти на месте и распечатать место карты для таблиц.

В этот день не забудьте…

• Получить там рано
• Познакомьтесь с планировщиком событий и убедитесь, что все так, как вы ожидаете
• Дважды проверьте место проведения
• Представьтесь любым поставщикам / артистам перед началом вечеринки, чтобы они знали, к кому прийти, если у них есть какие-либо вопросы или проблемы

Управление событием

Держите свой маршрут с вами и помните, после всего этого предварительного планирования, убедитесь, что вам тоже нравится вечеринка!