После COVID-19 организации во всех отраслях ускоряют свои инициативы по цифровому преобразованию, чтобы повысить операционную гибкость и увеличить прибыль. Но достижение этих целей требует большего, чем наличие хорошо разработанного бизнес-процесса или внедрение инновационных технологий автоматизации. Организации должны иметь план повышения эффективности процессов.
Что такое эффективность процесса?
Эффективность процесса или process mining — это количество усилий, необходимых для достижения бизнес-цели. Например, для производства продукта или предоставления услуги. В этом смысле эффективность процесса — это показатель производительности, который учитывает время и затраты на выполнение бизнес-процесса. Для измерения эффективности процесса организации обычно используют некоторый вариант следующей формулы:
(Значение выходных данных / Значение входных данных) x 100
Считается, что любой результат, превышающий 100%, повышает ценность организации. Например, предположим, что на автопроизводителе работают 20 рабочих, которые способны производить в общей сложности 1 автомобиль в день. Стоимость автомобиля составляет 30 000 долларов, а стоимость производства — 50 000 долларов. Производственный процесс производителя работает с эффективностью 60% (30 000 долларов США / 50 000 долларов США х 100). Этот процесс неэффективен.
Но что, если бы 20 рабочих могли производить 20 автомобилей в день при производственных затратах в 150 000 долларов? В этом случае производственный процесс работает с эффективностью 400% (600 000 долларов США / 150 000 долларов США x 100), и это эффективный бизнес-процесс.
Очевидно, что это очень упрощенный пример сложного процесса. В зависимости от сложности бизнес-процесса может существовать множество других показателей, имеющих отношение к измерению эффективности процесса. Например, может потребоваться учет качества, ресурсоэффективности, времени производства или пропускной способности.
Преимущества эффективных процессов
Эффективные процессы являются общей характеристикой успешных организаций. Организации, достигшие эффективности процессов, получают следующие преимущества:
- Повышение производительности. Когда люди и машины работают с максимальной эффективностью, увеличивается пропускная способность.
- Улучшение качества обслуживания клиентов. Неэффективные процессы приводят к фрагментированным и разочаровывающим поездкам клиентов. Обеспечение плавных переходов между каналами и высвобождение сотрудников для того, чтобы тратить больше времени на оказание помощи клиентам, приводит к превосходному опыту.
- Повышение прибыльности. Организации повышают свои показатели прибыли за счет увеличения выпуска при одновременном сокращении затрат.
- Сокращение количества ошибок и улучшение соответствия. Эффективные процессы используют технологии автоматизации для замены ручных задач. Это снижает вероятность возникновения дорогостоящих ошибок. Более того, при возникновении ошибок в организациях существуют процессы для их устранения.
- Повышенная гибкость. Пандемия еще раз подчеркнула необходимость операционной гибкости. Благодаря эффективным процессам организации могут быстро адаптироваться с минимальными сбоями в своей деятельности.
Повышение эффективности процесса
Хотя процесс повышения эффективности может различаться в разных организациях в зависимости от их уникальных потребностей и задач, обычно он включает в себя 4 общих этапа:
1. Составление плана существующих процессов
Отображение процессов — это высокоэффективный инструмент управления, используемый для визуального отображения потока работ и участников, вовлеченных в бизнес-процесс. Существует множество различных вариантов карт процессов, которые вы можете использовать. Некоторые из наиболее часто используемых включают блок-схемы, диаграммы плавающих линий, карты потоков создания ценности и диаграммы BPMN. Заинтересованные стороны могут подготовить карты процессов вручную, набросав диаграммы от руки, или использовать простое в использовании программное решение для управления бизнес-процессами с низким уровнем кодирования (BPM) с возможностью отображения процессов.
Платформа BPM,совместимая с BPMN 2.0, предлагает дополнительные преимущества помимо базового отображения процесса. BPMN 2.0 — это открытая стандартная система обозначений, которая широко признана и используется в мире управления бизнес-процессами. Пользователи могут создавать диаграммы BPMN, которые могут быть графически определены, интерпретированы и выполнены с помощью механизма BPMN. Это облегчает организациям внедрение улучшений процессов и организацию своих бизнес-процессов.
2. Определите узкие места и области для улучшения
Используя свою карту процесса, определите, что работает хорошо, а что нет в вашем существующем бизнес-процессе. Найдите узкие места в процессе и обсудите возможные исправления с ключевыми заинтересованными сторонами. Определите трудоемкие и подверженные ошибкам ручные задачи и рассмотрите, как вы можете внедрить технологии автоматизации для повышения эффективности процесса.
3. Спланируйте свой новый процесс
Создайте новую карту процесса, которая отображает улучшенный процесс. Поделитесь картой с ключевыми заинтересованными сторонами и сотрудничайте, чтобы узнать, существуют ли какие-либо альтернативные и более эффективные подходы. Эффективность процесса — это непрерывный процесс, который включает в себя метод проб и ошибок. Вы можете обнаружить, что улучшения плохо работают на практике или что существуют более эффективные и рентабельные решения. Продолжайте внедрять постепенные улучшения, опираясь на то, чему вы научились на этом пути.
4. Поделитесь новым процессом на организационном уровне
Достижение эффективности процесса включает в себя нечто большее, чем составление схемы процесса. Об изменениях необходимо информировать всю остальную организацию, чтобы руководство и сотрудники понимали свои роли и обязанности. Благодаря стандартизации организации добиваются согласованности в своих бизнес-процессах и повышают эффективность, поскольку выполнение задач практически не отличается.
Исследования показывают, что организации, которые уделяют приоритетное внимание общению по всей организации, более успешны, особенно когда дело доходит до внедрения изменений, связанных с автоматизацией. Например, бизнес-лидеры организаций с успешными инициативами по автоматизации в 7 раз чаще, чем другие, сообщают, что они сообщают об изменениях при внедрении усилий по автоматизации.