Как освоить тайм-бокс для повышения производительности

Если вы ищете способы повысить свою производительность, скорее всего, вы столкнулись с концепцией, называемой тайм-боксированием. Даже если вы никогда раньше не слышали термин “таймбокс”, вы, возможно, сталкивались с другими аспектами таймбокса, такими как блокировка календаря и техника Pomodoro.

В любом случае, тайм-боксинг — одна из самых простых, но наиболее эффективных стратегий управления временем. И в этой статье вы узнаете, как именно применять эту технику в своей повседневной жизни.

Что такое тайм-боксинг?

Давайте сначала посмотрим, что такое тайм-боксинг. Тайм-бокс — это очень простая концепция, при которой вы выделяете себе определенное количество времени на выполнение определенной задачи. Это контрастирует с “обычным” способом работы, который заключается в том, чтобы просто работать над задачей, пока она не будет выполнена. Вы можете либо использовать свой календарь и добавлять блоки для определенных задач в свой календарь, либо просто использовать таймер, чтобы установить крайний срок для своего таймбокса.

Самый эффективный способ добиться этого — объединить оба. Это означает, что вы будете добавлять блоки для работы и прерывать блоки в своем календаре. Затем запишите свои задачи для блоков в каждом блоке.

Отсюда запишите свои задачи на каждый день. При этом следите за тем, чтобы выполнение высокофокусированных задач не превышало трех-четырех часов для достижения максимальной эффективности. В идеале общее время не должно превышать шести часов, потому что вы не сможете сосредоточиться дольше этого времени[1].

Теперь давайте рассмотрим, как тайм-боксирование может повысить вашу производительность с помощью чуть более подробной информации.

Как распределение времени может повысить вашу производительность

Хотя тайм-боксинг — это простой метод управления временем, он обладает огромным потенциалом для повышения вашей производительности. Эффект будет особенно большим, если вы ранее не отслеживали время, необходимое для выполнения определенных задач.

1. Использование закона Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что время увеличивается вместе с выполнением поставленной задачи.[2] Это означает, что вам потребуется столько времени на выполнение задачи, сколько вы отдадите.

У вас когда-нибудь были очень сжатые сроки, и вы задавались вопросом, как вы вообще справились с этой задачей за такой короткий промежуток времени? С другой стороны, у вас когда-нибудь была полная суббота без каких-либо планов, кроме как пропылесосить ваши часы перед вами? Обычно это может занять у вас час. Но если у вас есть целый день, чтобы сделать только это, то вам, вероятно, понадобится целый день для этого, не так ли?

Теперь, с помощью тайм-бокса, вы можете воспользоваться этим преимуществом. Дайте себе крайний срок, чтобы выполнить задание. Даже если вы не справитесь с этим в самом начале, это скоро даст вам хорошее представление о том, сколько времени вам реально нужно, чтобы это сделать. Если вы установили таймер и работаете без перерыва в течение этого времени, вы, скорее всего, сделаете это, как только таймер сработает.

2. Помогает оставаться сосредоточенным

Я настоятельно рекомендую установить таймер для таймбоксинга. Хотя ввод блоков в ваш календарь отлично подходит для получения хорошего обзора, это не обязательно поможет вам сделать больше за меньшее время. Однако установка таймера и определение крайнего срока для каждого бокса окажут огромную помощь.

Еще одно огромное преимущество тайм-бокса с таймером заключается в том, что он помогает вам оставаться сосредоточенным. Самый простой способ начать — использовать короткие интервалы. 25 минут техники Помидоро (мы перейдем к этому через минуту) — отличное место для начала.

Выберите короткие временные рамки, а затем работайте без перерывов в течение этого времени. Двадцать пять минут — это ничто, и даже если вы чувствуете сильное желание сделать что-то отвлекающее, просто протолкните этот короткий промежуток времени. Даже короткие фрагменты помогут вам оставаться сосредоточенными. И вы будете удивлены тем, как много вы можете сделать за 25 минут, если не позволите никаким отвлекающим факторам или помехам отвлекать ваше внимание.

3. Сделайте количество времени, которое у вас есть, видимым

Еще одним большим преимуществом тайм-бокса является то, что он делает видимым количество времени, которое у вас есть каждый день. Вот где пригодится блокировка календаря. Если вы добавите блоки для перерывов, выходных и своей работы, то быстро увидите, что у вас есть только определенное количество часов в день для работы. Это особенно полезно, если вы склонны перегружать свой список дел, потому что на самом деле не знаете, сколько времени вам понадобится для выполнения определенной задачи.

4. Вы контролируете свое время

Последнее главное преимущество тайм-бокса заключается в том, что вы контролируете свое время. Вместо того, чтобы просто работать над любой заданной задачей, пока она не будет выполнена, вы заранее решаете, сколько времени вы ей уделите.

Вы полностью контролируете, сколько времени хотите потратить на выполнение определенной задачи. Это означает, что вы сами отвечаете за свою работу и жизнь, а не наоборот. Вместо того, чтобы не знать, чего ожидать в любой конкретный день, вы создаете его так, как вам нужно.

7 советов по освоению тайм-бокса для повышения производительности

Хорошо, теперь, когда вы поняли преимущества тайм-боксинга, вот семь советов, которые помогут вам освоить тайм-боксинг для повышения производительности.

1. Блокировка календаря необходима

Как упоминалось ранее, блокировка календаря необходима для таймбоксинга. Это то, что позволяет вам фактически “боксировать” свое время. Кроме того, это сделает количество времени, которое у вас есть каждый день, более заметным. Вот как это сделать

Используйте Календарь Google или другое приложение для календаря, к которому у вас есть доступ на разных устройствах. Затем добавьте блоки перерывов и блоки для перерыва. Это даст вашей работе заранее определенный лимит, в котором вы должны соответствовать своим задачам.

Как только у вас это получится, добавьте хотя бы один блок для задач с высоким фокусом. Этот блок должен занимать не менее одного часа, желательно больше, и его цель — позволить вам работать над задачами, требующими большого внимания.

Как только вы это сделаете, добавьте несколько блоков для задач с низким фокусом. Это задачи, которые необходимо выполнить, но это не самые важные задачи, которые действительно продвинут вас вперед в вашей работе или бизнесе. Наиболее распространенные задачи с низким фокусом — это проверка и ответы на электронные письма, а также задачи администратора.

2. Добавьте свои задачи в блоки календаря

Следующим шагом будет добавление ваших задач в блоки календаря. Это дает вам отличный обзор того, что нужно сделать в этот день. Кроме того, это отличный способ сохранить эту информацию заранее. Итак, если вы думаете о задаче, которую нужно выполнить в определенный день, вы уже можете добавить ее в этот блок в соответствующий день.

Еще одним большим преимуществом календарных блоков является то, что вы можете сделать их повторяющимися. Итак, установите общие блоки как повторяющиеся, а затем добавьте отдельные задачи в каждый соответствующий блок.

3. Определите, сколько времени вам нужно для выполнения задачи

Теперь, это очень важный совет: определите, сколько времени вам реально нужно для выполнения задачи.

Вначале это будет просто предположение. Просто определите что-то, а затем посмотрите, сколько времени это действительно заняло у вас. После нескольких повторений вы будете знать, сколько времени вам реально потребуется, чтобы выполнить эту задачу.

Например, на написание статьи, подобной этой, у меня уходит около двух помидоров, или 50 минут. На приготовление одного помидора у меня уходит 25 минут, а на редактирование — от одного до двух помидоров.

Как только вы узнаете, сколько времени вам нужно для выполнения задачи, старайтесь всегда идти немного ниже. Допустим, анализ в Excel занимает у вас 2,5 часа. Как только вы это узнаете, в следующий раз установите таймер на два часа и 20 минут. Всегда уменьшайте его немного, пока не окажетесь в месте, где практически невозможно работать еще быстрее.

С помощью этого дополнения к тайм-боксингу вы значительно повысите свою производительность!

4. Всегда устанавливайте таймер

Чтобы отслеживать время, которое вам действительно нужно для выполнения задачи, и иметь дедлайн, вам, очевидно, нужен таймер. Я настоятельно рекомендую всегда устанавливать таймер, независимо от того, над какой задачей вы работаете. Скорее всего, вам потребуется больше времени, если вы не используете таймер, просто потому, что вы не понимаете, как быстро проходит время.

Кроме того, отвлекаться гораздо проще, если у вас нет тикающих часов, которые показывают, сколько времени у вас осталось до того, как ваш таймбокс будет израсходован.

5. Не допускайте никаких перерывов

Как говорилось ранее, не позволяйте отвлекаться или прерываться во время таймбокса.

Чтобы повысить производительность, вам нужны блоки, в которых вы можете работать сосредоточенно, и это работает только в том случае, если вы избавитесь от всех отвлекающих факторов. Итак, закройте свой почтовый ящик электронной почты, избавьтесь от всех уведомлений, отключите звук на телефоне и уберите его в другую комнату, когда вы работаете. Поверьте мне, это невероятно повысит вашу производительность.

6. Начните с техники Pomodoro

Лучший способ начать работу с тайм-боксом — использовать технику Pomodoro. Это очень простая техника, при которой вы работаете в течение 25 минут, а затем делаете 5-минутный перерыв. Двадцать пять минут могут показаться не такими уж большими, но если вы работаете без перерывов, вы сможете многое сделать.

Кроме того, эта сумма просто идеальна для того, чтобы ее преодолеть, даже если вы предпочитаете заходить в социальные сети или путешествовать по Интернету. Гораздо проще проработать 25 минут вместо 8-часового рабочего дня.

Вот почему лучше всего начать с этой техники. Обязательно вставайте из-за стола между помидорами и позволяйте себе более длительный перерыв примерно после 4 помидоров. Как только у вас не возникнет проблем с работой в течение 25 минут подряд, вы можете продлить таймер, если выделили себе больше времени на выполнение задачи.

7. Найдите помощника по подотчетности

Последний совет для повышения производительности с помощью тайм-боксинга — обзавестись помощником по подотчетности.

Тайм-бокс, блокировка календаря и техника Pomodoro — отличные методы повышения вашей производительности. Но помощник по подотчетности может помочь вам убедиться, что вы действительно претворяете свои благие намерения в жизнь и выполняете то, что сказали.

Объединитесь с кем-нибудь, кто надерет вам задницу, если вы не будете придерживаться своих временных рамок.

Заключительные мысли

Тайм-боксинг — это супер простая техника управления временем, которая значительно повысит вашу производительность. Лучший способ использовать его — добавлять блоки в свой календарь. Затем добавьте свои задачи в рабочие блоки, чтобы получить хороший обзор того, что нужно сделать в любой конкретный день.

Определите, сколько времени вы отводите себе на выполнение каждой задачи. Как только вы будете готовы начать работу над задачей, установите таймер. Либо используйте технику Pomodoro и определите, сколько помидоров вам понадобится для этой задачи. Или установите таймер на точное время, которое вы назначили себе заранее, например, на один час.

Не допускайте никаких перерывов во время ваших временных интервалов. Если вы будете придерживаться этого, то будете выполнять свои задачи так быстро, как никогда раньше.

Яндекс.Метрика