Чтобы все было сделано правильно и вовремя, нужно быть продуктивным. Итак, как вы узнаете, какие задачи важны, а какие могут подождать? Ответ содержится в матрице приоритетов, также известной как матрица Эйзенхауэра.
Матрица получила свое название в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.
Эйзенхауэр был генералом армии США и 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Будучи пятизвездочным генералом и верховным главнокомандующим армии США, он разработал стратегию вторжения союзников в Европу.
Эйзенхауэру каждый раз приходилось принимать трудные решения о том, какие задачи расставить по приоритетам из многих, на которых ему нужно было ежедневно сосредотачиваться. Итак, он придумал знаменитую матрицу Эйзенхауэра или Матрицу расстановки приоритетов.
Что такое матрица приоритетов?
Матрица приоритетов — это инструмент для оценки ваших задач на основе срочности. Она помогает вам определить важные действия и те задачи, которые следует обойти, и может быть полезна в управлении проектами, малом бизнесе или личных задачах.
Эйзенхауэр классно сказал о матрице:
“Большинство срочных задач не важны, а большинство важных задач не являются срочными”.
Эта цитата стала максимой Эйзенхауэра в управлении своим временем.
Преимущества матрицы расстановки приоритетов
Вы получите массу преимуществ, используя матрицу приоритетов. Этот инструмент прост в использовании и понятен. Помимо помощи в принятии обоснованных решений, этот инструмент позволит вам:
- Разбивайте сложные проблемы и расставляйте приоритеты, когда на процесс принятия решений влияют многочисленные факторы
- Четко и объективно расставляйте приоритеты
- Определите основные моменты
- Выясните, что важно, и создайте основу для обсуждения
- Получите поддержку заинтересованных сторон при принятии важных решений
4 Квадранта в матрице приоритетов
В матрице расстановки приоритетов есть четыре квадранта, которые помогают сравнивать выбор того, что делать в первую очередь и в последнюю очередь, позволяя вам расставлять приоритеты в проектах и составлять стратегический план[2].
Квадранты:
- Делайте
- Расписание
- Делегировать
- Устранить
1. Сделайте
Do — это первый квадрант в матрице расстановки приоритетов, и он включает в себя важные действия. То есть те задачи, которые вам нужно выполнить срочно — кризисы, крайние сроки и проблемы, которые требуют вашего срочного внимания и имеют большое значение для вашей жизненной миссии.
Как вы узнаете, какая задача попадает в этот квадрант?
Начните с анализа ваших приоритетов, а затем определите, подпадает ли она под критерии ‘сделай это сейчас’. Если задача достижима в течение дня или в течение 24-48 часов, это срочно.
Другой подход, который вы можете использовать при расстановке приоритетов задач в этой категории, — это принцип Марка Твена “съешь лягушку”. Этот принцип рекомендует вам выполнять самые неотложные действия, как только вы проснетесь.
Вот практический пример.
Допустим, вам нужно разработать контент-стратегию и отправить отчет своему менеджеру. Сегодня суббота, и крайний срок подачи заявок — понедельник. Можем ли мы сказать, что работа срочная? Определенно!
2. Расписание
Второй квадрант матрицы расстановки приоритетов — расписание. Матрица расстановки приоритетов классифицирует задачи в этой категории как важные, но не такие срочные.
Это долгосрочные цели и задачи, у которых нет немедленного срока. Эти задачи могут включать медитацию, ведение дневника, учебу, семейное времяпрепровождение и физические упражнения.
Вы можете спланировать действия в этом квадранте на какой-то другой период. Например, вы должны заниматься спортом для хорошего здоровья, но вы можете выделить время для этого.
Планируйте эти действия таким образом, чтобы они не переходили в сектор “Дел” или “срочных”. Убедитесь, что у вас достаточно времени для их выполнения.
3. Делегируйте
Третий квадрант матрицы расстановки приоритетов — делегирование.
Эти задачи не важны для вас, но довольно актуальны для других. Здесь в игру вступает командная работа.
Технически вы можете выполнять задачи из этой категории, но имеет смысл делегировать их. Делегирование задач обеспечит вам больше времени для выполнения действий в первых двух квадрантах.
Вы также должны отслеживать задачи, которые вы делегировали. Это будет пустой тратой времени, если у вас нет системы отслеживания делегированных задач.
4. Устраните
Последний квадрант выделяет ваших убийц производительности. Это задачи, которые не важны для ваших целей и не срочны. Единственный способ повысить вашу производительность — это исключить их.
Некоторые примеры — постоянно проверять свой телефон, смотреть фильмы или играть в видеоигры.
Это также могут быть вредные привычки, которые вам нужно выявить и исключить из своего ежедневного и еженедельного расписания.
Успешные люди научились расставлять приоритеты и придерживаться того, что важно. Они научились находить лучшего человека для выполнения задачи или устранять менее важные задачи.
Давайте рассмотрим двух вдохновляющих личностей, которые разработали свою систему расстановки приоритетов.
Уоррен Баффет разработал модель расстановки приоритетов из двух списков, чтобы определить, какая задача заслуживает его наилучшего внимания. Суть в том, чтобы обойти вещи, которые важны и полезны, но не являются приоритетными.
Марк Форд, бизнес-консультант, маркетолог, миллионер, сделавший себя сам, и автор разработал свою стратегию:
“Начните работу над самым важным приоритетом, сделайте перерыв, поработайте над второй по важности задачей, сделайте перерыв, затем разберитесь с менее важными делами и любыми заданиями, которые он получил от других людей к вечеру”. [3]
Когда использовать матрицу приоритетов
Вы всегда должны использовать матрицу приоритетов, когда хотите сравнить варианты и ранжировать варианты на основе предопределенных критериев выбора. Этот метод сработает для вас, когда вы захотите:
1. Расставьте приоритеты в проектах
Не все проекты создаются одинаково. Проектным командам и менеджерам приходится бороться с широким спектром скрытых планов для достижения поставленных целей после завершения проекта. Чтобы избежать траты времени и других ценных ресурсов, проектные команды должны разработать критерии отбора, чтобы расставить приоритеты в проектах, которые наиболее выгодны для них. У этих задач также должны быть высокие шансы на успешное выполнение в долгосрочной перспективе.
2. Лучше распоряжайтесь временем
Если стандартный список дел больше не помогает вам повысить производительность, матрица расстановки приоритетов станет для вас идеальным инструментом. Это поможет вам определить срочные и важные задачи, которые следует выполнить немедленно, и задачи, требующие много времени, которых следует избегать, например, бездумного серфинга в Интернете.
3. Продвигайте консенсус
Как у менеджера по маркетингу, в вашем отделе, вероятно, есть несколько проектов, которые конкурируют за ваше внимание. Вам нужен логичный и основанный на фактах процесс, который поможет вам определить проекты, которым нужно расставить приоритеты. В зависимости от человека, которого вы спрашиваете, приоритеты будут отличаться. Члены команды могут потребовать от вас провести обширное исследование в определенной области, в то время как другие будут поощрять вас сосредоточиться на разработке стратегии брендинга. Простой чат по расстановке приоритетов поможет вам сравнить варианты для разрешения конфликтов и достижения консенсуса.
6 простых советов о том, как использовать матрицу приоритетов
Использование матрицы приоритетов может быть сложным, если вы новичок в этом, но, выполнив несколько простых шагов, вы сможете научиться использовать ее наилучшим образом.
1. Составьте список и оцените свои приоритеты
Выделите все задачи, которые вам нужно выполнить за день. Затем классифицируйте их с помощью взвешенных критериев, основанных на срочности и важности.
Определите любую деятельность, которая требует немедленных действий. Я имею в виду задачу, которую, если вы не выполните в этот день, это может привести к серьезным последствиям. Например, если вы не представите свою контент-стратегию, другие авторы контента не смогут работать. Это означает, что вам нужно проверить наличие высокоприоритетных зависимостей.
2. Определите значение
Следующий шаг — изучить важность и оценить, какая из них больше всего влияет на ваш бизнес или организацию. Как правило, вы можете проверить, какие задачи имеют более высокий приоритет над другими. Например, вам нужно учитывать требования клиента, прежде чем заниматься какой-либо внутренней работой.
Вы также можете оценить ценность, изучив, как задача влияет на людей и клиентов в организации. В двух словах, чем большее влияние задача оказывает на людей или организацию, тем выше приоритет.
3. Выберите самую сложную задачу
Промедление — это не симптом лени, а избегание. Правда в том, что вы обычно избегаете задач, которые не хотите выполнять. Бывший генеральный директор Goldman Sachs Ллойд Бланкфейн однажды сказал, что первым делом, придя в офис, он возьмет на себя самую страшную задачу.
Брайан Трейси назвал эти задачи лягушками, которых вам нужно съесть. Это избавит вас от мучительного страха, который усиливает давление на вас, когда вы откладываете необходимые задачи [4]. Вот где может помочь матрица расстановки приоритетов; немедленно съешьте лягушек “Делай”.
Если вам нужна помощь в преодолении проволочек, ознакомьтесь с этой статьей.
4. Знайте, что для вас важно
Пока вы находитесь в этом космосе, вы всегда будете сталкиваться с различными вариантами выбора, которые могут противоречить вашим целям. Например, фантастическое продвижение по службе, требующее чрезмерных поездок, изолирует вас от важных отношений. Если вы не осознаете приоритеты, вы можете принять это, даже если ваша семья является вашим приоритетом.
Поэтому имеет смысл определить, что для вас важно, и подготовиться к тому, чтобы не поступиться этими важными вещами ради сиюминутного удовольствия или выгоды.
Йоги Берра озаглавил это так:
“Если вы не знаете, куда направляетесь, вы можете оказаться в другом месте”.
5. Установите регулярное время “без работы”
Генеральный директор YouTube Сьюзан Войчицки установила правило не проверять свою электронную почту с 6 вечера до 9 вечера. Согласно бизнес-отчету CNN, она была первой женщиной, попросившей отпуск по беременности и родам, когда Google только начинал. Она уделяет приоритетное внимание ужину со своей семьей, несмотря на то, что является генеральным директором YouTube [5].
Возможно ли выкроить время для наших отношений и интересов вне работы?
Конечно, и именно поэтому вам нужно установить время “без работы». Такой подход позволит вам восстановить свои энергетические уровни для следующей задачи. Кроме того, вы будете в лучшем положении для самоанализа, поскольку находитесь не в своей обычной рабочей зоне.
6. Знайте, когда нужно остановиться
Иногда вы можете достичь всего, что есть в вашем списке. После того, как вы расставили приоритеты в рабочей нагрузке и оценили свои оценки, удалите оставшиеся задачи из списка приоритетов и сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах.
Бесплатный шаблон матрицы
Вот ссылка на бесплатный шаблон матрицы приоритетов.
Заключение
Недостаточно быть успешным на работе. Убедитесь, что вы уделяете время своей семье и важным отношениям в своей жизни.
Начать и найти время может быть непросто, но, немного попрактиковавшись в использовании матрицы расстановки приоритетов, вы обнаружите, что стали более продуктивными и сможете лучше распределять свое время между важными для вас делами.