Резюме: шесть причин, почему система управления документами необходима для вашей организации.
Вы сидите за своим столом, когда вдруг приходит срочное письмо от вашего босса. Они запрашивают последнюю версию важнейшего политического документа, который ей срочно нужен для встречи. Не волнуйтесь, вы легко найдете его в диске обмена документами вашей компании. Вы начинаете с поиска в вероятных местах, начиная с папки отдела вы думаете, что это должно быть в – не повезло. Нет проблем, вы просто будете использовать поле поиска, чтобы найти документ, введя предсказуемый заголовок. Есть много совпадений документов для поиска, но вы знаете, что ни один из них не является документом, который вы ищете.Начинается паника, и ваш босс звонит вам на рабочий стол, так как она опаздывает на встречу.
Рекламное агентство в Алматы
Сделаем ваш бренд Узнаваемым! — подробнее на https://liveadver.kz/
Мы все были там, так же интуитивно, как мы думаем, что мы организовали нашу компанию “общие” сетевые папки, документы теряются, и наступает разочарование. Будь то пренебрежение архивированием или удаление устаревшей версии документов, изображений, файлов, активов и т. д. или сотрудники, организующие запутанную схему именования для структуры папок-дело в том, что это архаичное средство организации и управления документами/активами не работает для вашей компании, и это стоит вам.
К счастью, есть более простой способ. Управление документами-это способ, с помощью которого организации могут хранить и отслеживать все свои документы в одном центральном месте с помощью интрасети или другого программного обеспечения для управления цифровыми активами.
Управление документами имеет много преимуществ, которые максимизируют производительность и экономию времени организации вот пять причин, почему ваша организация нуждается в системе управления документами:
1) УВЕЛИЧЕНИЕ СОТРУДНИЧЕСТВА И КОММУНИКАЦИИ
Наличие системы управления документооборотом способствует более быстрому и простому сотрудничеству между сотрудниками, особенно в разных географических точках. Имея возможность быстрого доступа к документам и совместного использования их через интернет-рабочее пространство, например интрасеть, он позволяет пользователям работать вместе в одном проекте без каких-либо проблем. Благодаря другим функциям совместной работы, включенным в программное обеспечение интрасети, эти документы могут быть сохранены и переданы сотрудникам по всей организации.
2) НАДЕЖНЫЙ КОНТРОЛЬ ВЕРСИЙ ДОКУМЕНТОВ
Для крупных организаций поддержание обновленных документов и актуальной информации часто может быть проблемой. Наши клиенты часто сталкивались с этой проблемой, прежде чем перейти к системе управления документами. Имея программное обеспечение для управления документами, легче отслеживать документы и обновлять их. Пользователи могут просто загрузить документ, а затем управлять обновлениями и версиями в интернете через свою интрасеть. Наша функция управления документами включает в себя автоматизированный архив и функцию очистки для лучшей организации и обслуживания документов.
3) УВЕЛИЧЕНИЕ ЭКОНОМИИ ВРЕМЕНИ И ЗАТРАТ
Вы когда-нибудь слышали поговорку “Время-деньги”? Если мы вернемся к нашему сценарию выше, потребовалось так много времени, чтобы найти конкретный документ, что босс опоздал на ее встречу. Это стоит организации в человеко-часах и потенциально дорогостоящих ошибках, не вооружая менеджеров лучшей информацией, доступной для принятия правильных решений. Имея все эти документы организованы и поданы на интрасети компании , это делает его гораздо проще и быстрее, чтобы найти нужную информацию. С помощью нескольких щелчков мыши, документ можно найти и использовать соответственно. Вы можете включить быстрые ссылки для популярных или важных документов на домашней странице интрасети, чтобы сделать поиск еще быстрее.
4) ОБЛЕГЧАЕТ ДОСТУПНОСТЬ
Все больше и больше людей работают на дому или выезжают на работу, поэтому крайне важно, чтобы они имели доступ к конкретным документам или политикам, когда они не находятся в офисе. Хотя некоторые могут утверждать, что это легко сделать с бумажными документами, есть еще шанс, что на полпути через ваш рейс вы поймете, что забыли что-то в офисе. Имея эти документы в интернете и доступны из любой точки мира является более эффективным и может сэкономить много времени и стресса. С нашей мобильной интрасети приложение, мы делаем вашу интрасеть доступной с вашего мобильного устройства, что делает получение определенного документа еще проще, особенно когда вы находитесь в бегах.
5) ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ
Загрузка, редактирование, отслеживание и совместное использование документов занимает половину времени с системой управления документами . Из-за этого он позволяет сотрудникам быть более продуктивными и в конечном итоге более эффективными. Время, затраченное на поиск документов через несколько различных шкафов теперь можно использовать, чтобы получить больше работы. Интранет позволяет компании хранить все свои документы и данные в цифровом виде в одном организованном месте. К нему можно получить доступ в интрасети с любого компьютера или мобильного устройства с разрешения.
6) ДЕРЖАТЬ ВСЕХ В КУРСЕ
После того, как ваши документы были обновлены с использованием наших функций контроля версий, следующая задача-заставить ваших сотрудников попасть туда и прочитать новую политику. С нашим читаем и соглашаемся функция вы можете, с помощью нескольких щелчков мыши, выбрать и уведомить всех в вашей организации, чтобы сообщить им, что они должны прочитать обновленную политику. Вы даже можете дать им срок. Если они решили проигнорировать начальное приглашение, они отправляются более автоматически. Это гарантирует, что они не собираются забывать. В любое время вы можете зайти в раздел «справка по политике», чтобы проверить, кто подтвердил. Поэтому, когда вы достигнете крайнего срока, если у вас нет 100% завершения, вы точно знаете, где следовать.
Нет больше “я не видел электронную почту”,” я не знал, что политика изменилась “или”никто не сказал мне». Все будут в курсе и читать с одной страницы