Электронная почта стала обычным способом делового общения, но это особенно важный инструмент для владельца домашнего бизнеса, который часто ведет свои повседневные дела в полной изоляции, вдали от партнеров и часто даже сотрудников. Электронная почта имеет решающее значение для того, как владельцы домашнего бизнеса передают идеи, взаимодействуют с потенциальными клиентами и, в конечном счете, управляют своим бизнесом. Но как узнать, правильно ли вы все делаете? Как вы можете быть уверены, что отправляете максимально возможное сообщение?
Обращаетесь ли вы к инвесторам для следующего раунда сбора средств или пытаетесь продать свой новейший продукт, создание идеального электронного письма требует времени и усилий. Вы можете записать свой первый черновик в начале рабочего дня, когда садитесь за свой рабочий стол (или кухонный стол). Затем вы вернетесь к нему после обеда и обдумаете каждое слово в течение всего дня, прежде чем внести несколько изменений в последнюю минуту и отправить его в конце рабочего дня. Если получатель является обычным пользователем электронной почты, это одно из 147 сообщений, полученных им в течение дня. И как вы узнаете, прошло ли оно успешно? Что ж, вы должны дождаться ответа. Надеюсь, это тот, который вам нужен — например, они будут инвестировать в вашу компанию или покупать ваш продукт.
Однако, кроме получения ответа, нет реального способа узнать, правильно ли вы используете электронную почту. Вы включили слишком много информации? Недостаточно? Где вы слишком деловиты? Необходимо учитывать бесконечное количество переменных, но нет способа измерить, действительно ли мы все делаем правильно. Однако есть советы, основанные на исследованиях, которые вы можете иметь в виду при составлении идеального сообщения, которое поможет вам получить конечный результат, который вы ищете:
- Помните фонетику начальной школы? Пишите так, как вы писали тогда Сейчас не время хвастаться теми словами S.A.T., которые вы помните из прошлого. Исследования показывают, что если вы хотите получить ответ, на электронные письма, написанные на уровне чтения 3-го класса, откликаются на 36% чаще, чем на электронные письма, в которых вы хвастаетесь своим образованием в колледже. Конечно, из этого правила есть исключения — разработчику приложения, работающему с исследовательским центром, может быть нелегко записать его, — но лучший способ упростить ваш текст — использовать слова с меньшим количеством слогов и сокращать предложения.
- Делайте его коротким, простым и по существу: TLDR. Слишком длинным, не читал. Мы все это видели, некоторые из нас его получили. При написании электронного письма нет необходимости в длинной прозе. Как и на слова и предложения, составляющие ваше электронное письмо, делайте общее сообщение коротким и простым. Вы хотите, чтобы текст сообщения состоял где-то от 50 до 125 слов, в которых должно быть достаточно места, чтобы донести вашу мысль без бессвязности. Однако не делайте его слишком коротким. Вероятность получения ответа на любое сообщение длиной менее 50 слов была гораздо меньше, чем на что-либо в разделе sweet spot.
- Это касается и темы: добавьте в строку темы больше трех-четырех слов, и количество ваших ответов начнет падать, поэтому вам также захочется сделать темы короткими. Если вам нужно добавить слово или два для большей ясности, продолжайте и сделайте это, потому что донести четкое сообщение до читателя важнее всего. Какой бы ни была ваша тема, просто убедитесь, что она у вас есть — на электронные письма без темы отвечали только в 14% случаев.
- Задайте несколько вопросов Вопросы стимулируют действие, поэтому неудивительно, что вероятность получения ответа на электронные письма, содержащие от одного до трех вопросов, на 50% выше, чем на электронные письма без вопросов вообще. Конечно, здесь есть тонкая грань. Вы также не хотите бомбардировать своего получателя, потому что, когда в сообщениях содержится более трех вопросов, вероятность ответа продолжает снижаться.
- Проявите немного эмоций: будь то положительные или отрицательные, добавив немного сентиментальности в свои сообщения, вы увеличите шансы на получение ответа. Чрезмерная лесть не сработает, и никто не будет тратить время на ответ на негативное электронное письмо, но сообщения, содержащие некоторые коннотации — положительные или отрицательные — и содержащие такие слова, как великий, замечательный, восхищенный и pleased, а также плохие, ненавистные, яростные и ужасные , с большей вероятностью получат отклик.
Для владельца домашнего бизнеса нет возможности избежать отправки электронного письма, но, по крайней мере, используя эти проверенные данными советы, вы будете знать, что делаете все возможное, чтобы получить ответ. Даже если это “нет», это, по крайней мере, показывает, что ваше сообщение находит отклик, и получатели воспринимают то, что вы хотите сказать. В конце концов, нет никакого плана или секрета “одного правила для всех” для написания электронного письма, на которое вы получите желаемый ответ, но есть способы написать электронное письмо получше, и оно начинается с советов, упомянутых в этой статье.