Предприятия конкурентоспособны на рынке. Предприятия постоянно находятся под давлением необходимости повышения эффективности и снижения затрат при сохранении высокого уровня обслуживания клиентов. Безбумажный переход — отличный способ достичь этого. Существует много преимуществ безбумажного перехода на рабочем месте, и эта статья будет посвящена им.
Несмотря на то, что технология делает безбумажный переход проще, чем когда-либо прежде, многим компаниям еще предстоит перейти на новый уровень. Что ж, самое время купить профессиональный сканер документов и перевести рабочий процесс в цифровую форму!
Многие люди не знают об удивительных преимуществах безбумажного перехода. Другие боятся переходить на совершенно новые процессы. Вам не нужно ошеломляться потенциальными преимуществами безбумажного перехода. От бумаги в ваших рабочих процессах легко избавиться.
Вот 7 преимуществ безбумажного перехода
1. Организационное совершенство
Для организации и отслеживания документов требуется время. Беспорядочная стопка документов может усложнить задачу, особенно если вы пытаетесь найти определенный элемент. Это может серьезно ограничить вашу способность выполнять какие-либо задачи; в среднем человек тратит 10 минут в день на поиск потерянных предметов. Это означает, что вы тратите на поиск потерянных предметов около шести месяцев. Следовательно, организационное совершенство является первым преимуществом безбумажного перехода.
2. Сотрудничество
Вся ваша команда может получить доступ к необходимой им информации, переведя бумажные процессы в цифровую форму. Неорганизованные файлы, заметки с важной информацией или файлы, оставленные на чьем-то столе, могут привести к путанице. Это может обернуться катастрофой для вашей компании. Таким образом, пришло время приобрести лучший сканер для книг.
У ваших сотрудников могут возникнуть трудности с поиском необходимой им информации, если ключевой сотрудник заболеет или вас не будет на работе. Бумажные процессы могут привести к снижению производительности и возможному снижению качества обслуживания клиентов.
Безбумажный переход может предотвратить превращение обмена информацией в проблему. Вместо потери файлов к ним можно получить доступ из любого места в любое время. Это позволит вашей команде получить более легкий доступ к необходимой им информации.
3. Рабочее место, которое приносит радость
Что гости узнают о вашей компании, посещая ваш офис? Внешний вид вашего офиса многое говорит клиентам и сотрудникам о вашем бизнесе, независимо от того, намеренно это или нет.
Больше нет необходимости в беспорядке на рабочем месте. Чистый, незагроможденный офис более привлекателен для клиентов и обеспечивает более спокойную обстановку для сотрудников.
Оптимизированная организационная структура также может принести пользу экономике. Офисные помещения стоят дорого, как хорошо известно большинству владельцев бизнеса. Цифровые системы могут хранить всю вашу информацию на небольшой площади, которую в противном случае вам пришлось бы тратить на бумажную волокиту. Вместо того, чтобы быть роскошным хранилищем, вы можете значительно улучшить работу своего рабочего пространства.
4. Повышение эффективности
Успешный бизнес строится на эффективности. Ваша команда сможет сосредоточиться на наиболее важных задачах и сэкономить время за счет сокращения рабочей нагрузки. Безбумажный переход будет означать сокращение времени, затрачиваемого на канцелярскую работу, и больше времени на важные дела. Сокращение объема загруженности — одно из ключевых преимуществ безбумажного перехода.
Оформление документов может занять много времени. Вы обнаружите, что, перейдя на безбумажный формат, вы сократите свое время.
Технология упрощает заполнение документов. Собранные в цифровом виде данные могут быть использованы для составления правил, которые автоматически генерируют приложения. Автоматизированные системы позволяют быстро и надежно заполнять документы. Алгоритмы проверки уменьшают количество ошибок и гарантируют предоставление полных данных.
5. Снижение затрат
Переход на безбумажный офис сэкономит вашей организации больше, чем бумага. По мере уменьшения вашей зависимости от бумаги будут уменьшаться и деньги, которые вы тратите на обслуживание принтера, чернила и тонер, почтовые расходы, хранение и физическое хранилище. Когда компании переходят на безбумажные системы, они экономят в среднем 80 долларов на одного сотрудника.
Ваша компания сможет сэкономить больше, чем на печати и бумаге. Ваша компания сэкономит больше, чем просто расходы на печать и бумагу. Наличие эффективных офисов также поможет вам переориентировать свои деньги. Вы платите за время своих сотрудников. Чем больше они выполняют полезной работы вместо ручной бумажной волокиты, тем выше отдача от ваших инвестиций. Это преимущество безбумажного перехода нельзя игнорировать.
6. Повышенная безопасность
Ваша компания может подвергнуться рискам, связанным с физической бумагой. Конфиденциальные файлы легко скомпрометировать, а документы поместить не туда, уничтожить или украсть. Доверие к вашим клиентам не должно основываться на запертом шкафу для хранения документов или измельчителе.
Безбумажная безопасность обеспечивает более надежную защиту конфиденциальных данных ваших клиентов и вас самих. Для защиты ваших документов существует множество мер безопасности, включая шифрование и меры безопасности банковского уровня. В бумажном офисе у каждого есть доступ ко всей информации. На безбумажном рабочем месте можно ограничить доступ определенным сотрудникам. Например, медицинский кабинет может ограничить информацию, к которой имеет доступ секретарь на стойке регистрации, но предоставляет врачам полный доступ ко всем аспектам их истории болезни.
В экстренных случаях облачные технологии также могут обеспечить резервное копирование. Вы не потеряете никакой важной информации, если ваш офис пострадает от стихийного бедствия, такого как наводнение, пожар или другой тип стихийного бедствия. Это служит одним из основных преимуществ безбумажного перехода.
7. Упрощенный доступ
Вы можете получить доступ к своей информации в любом месте и в любое время с помощью безбумажной системы. Облачное хранилище позволяет вам получать доступ к вашей информации независимо от того, находитесь ли вы на работе или в дороге. Вы можете быстро находить информацию, необходимую для ответов на вопросы клиентов, что улучшает качество обслуживания клиентов.
Персонализация также ценится клиентами. Целевые кампании, использующие соответствующие показатели и основанные на потребностях клиентов, будут более эффективными в привлечении потенциальных клиентов, повышении продаж и удержании. Например, целевую кампанию по электронной почте будет намного легче отслеживать, анализировать и оптимизировать, чем обычные рассылки. Это преимущество безбумажного перехода очень полезно в бизнесе.
Переходите на безбумажный подход к созданию лучшего офиса
Вам не нужно вносить большие изменения, чтобы перейти на безбумажный. Вы можете сэкономить деньги, внося небольшие изменения в ежедневное использование бумаги. Начните сегодня свой путь к безбумажному переходу, и вы будете поражены экономией, которую это дает.