Я продолжу бить в этот барабан, но каждая компания, независимо от того, насколько малы или велики ее расходы на поездки, должна иметь четкую политику в отношении поездок, которой легко следовать.
Возможно, до того, как “you’re on mute” вошло в наш повседневный обиход, путешественники были счастливы путешествовать в одиночку. Но с наступлением мрачных дней 2020 года все изменилось, и вместо того, чтобы гоняться за самыми низкими тарифами или баллами лояльности, букеры и путешественники сосредоточены на информации, коммуникации, гибкости, устойчивости и безопасности.
Есть новые вопросы, которые нужно задать и на которые нужно ответить. Например, какие меры приняла ваша компания для обеспечения безопасности путешествующих женщин? Как вы поддерживаете здоровье и благополучие своей команды, когда они находятся в разъездах? Предоставляете ли вы возможности для более экологичных поездок?
Хорошо спланированная политика в отношении поездок решает все эти вопросы, а также учитывает личные предпочтения ваших сотрудников. Это сделает вас менее подверженными риску, устранит утечку информации (она же фиктивные бронирования) и поможет вам контролировать свои расходы на поездки.
Сунь-цзы сказал, что если вы “больше потеете в мирное время, вы меньше истекаете кровью в бою”. И хотя это может показаться драматичным, правда в том, что если вы потратите немного времени и усилий на то, чтобы правильно оформить свою туристическую политику, вы обеспечите себе огромные выгоды (и гораздо меньший стресс) в долгосрочной перспективе.
Вот всего пять причин, по которым стоит заложить основу прямо сейчас:
Это клей, который держит все вместе
В сегодняшней глобальной бизнес-среде старой модели ‘с девяти до пяти’ больше нет. Вместо этого организации жонглируют офисными сотрудниками, сотрудниками, работающими из дома, консультантами и командами, разбросанными по континентам. Учитывая ограниченные бюджеты, новые цели в области устойчивого развития и текущие сложности, связанные с COVID-19, есть над чем подумать.
Политика в отношении поездок гарантирует, что ваша команда точно знает, как бронировать билеты; кто подписывается на поездку; процесс управления расходами; протоколы безопасности вашей компании; и что делать в случае чрезвычайной ситуации. Здесь нет места для интерпретации, и ваша туристическая политика станет связующим звеном, скрепляющим всю вашу туристическую программу– облегчая жизнь всем участникам.
Даже ‘маленькие шаги’ имеют большое значение
Составление туристической политики не должно быть сложным или обременительным процессом. На самом деле, действительно надежная ‘стартовая политика’ охватывает только основы, такие как:
Существуют ли какие-либо ограничения в отношении того, кто куда путешествует, будь то на местном или международном уровне? Другими словами, считаются ли какие-либо направления с высоким риском?
Существуют ли какие-либо ограничения на поездки в определенные периоды, например, во время аудита или в конце финансового года? И как долго ваши командированные могут отсутствовать в офисе?
Как следует бронировать деловые поездки? Онлайн или с помощью предпочитаемого TMC?
Есть ли предпочтительные партнеры, когда дело доходит до перелета, проживания и проката автомобилей?
Кто несет ответственность за расторжение договора о поездках — и каков этот процесс?
Как путешественники указывают свои расходы и что можно (а что нет) потребовать обратно?
Это сэкономит вам деньги
Итог? Наличие туристической политики по-прежнему является способом номер один для бизнеса сэкономить деньги. И цифры не лгут.
Благодаря новой туристической политике нашему клиенту Ангусу Найту удалось сэкономить:
10 тысяч фунтов стерлингов в год на проживание; и
15 тысяч фунтов стерлингов в год на авиабилеты; и
47% от общей суммы они тратят на поездки, переключаясь на наш инструмент онлайн-бронирования.
Согласовав и консолидировав свои расходы на поездки с предпочтительными поставщиками, они внезапно получили доступ к оптовым скидкам, эксклюзивным тарифам и множеству льгот. Важно отметить, что они смогли устранить утечку, при которой деньги теряются, часто незаметно, потому что не существует руководящих принципов (или подотчетности) в отношении того, как, где и когда сотрудники могут бронировать поездки.
Это помогает с планированием, бронированием и отчетностью
Хорошая туристическая политика также поддерживает хорошую платформу онлайн-бронирования, и наоборот. С Corporate Traveller’s Melon владельцы туристических билетов получают доступ к широкому спектру туристических материалов, соответствующих политике и целям вашей компании в области путешествий. Что это значит? Не только бронирование и управление
путешествовать стало намного проще как для путешественников, так и для бронирующих билеты, но внезапно у вас появился доступ к чистым рабочим данным, которые являются мощным инструментом.
Как понял Ангус Найт, полная прозрачность ваших расходов на поездки означает, что вы можете собирать информацию о поведении вашей компании в сфере путешествий, выявлять потенциальную экономию, управлять своим бюджетом и с уверенностью отчитываться.
В эту рискованную эпоху это важно как никогда
Помимо COVID, деловые поездки могут быть непредсказуемыми. Любой страховой полис для поездок должен обеспечивать безопасность и благополучие путешественников. Например, как вы будете поддерживать связь со своими путешественниками, пока они находятся в дороге? Как вы будете отслеживать местонахождение каждого человека в целях безопасности? Каков протокол экстренной помощи, если что-то случится?
Доверьте своему TMC помощь в разработке комплексной стратегии управления рисками, которая включает все, начиная от количества пассажиров, которые могут вылететь одним рейсом, и заканчивая страховкой и медицинским обеспечением.
Честно говоря, политика в отношении поездок должна быть краеугольным камнем вашей программы поездок. Это живой документ, который следует регулярно пересматривать и обновлять, чтобы соответствовать меняющимся потребностям вашей организации и целям устойчивого развития.
Ни один малый и средний бизнес не должен обходиться без таковой, вот почему мы рассмотрели ее в пособии для корпоративных поездок для малого и среднего бизнеса от Corporate Traveller. Этот бесплатный ресурс подскажет вам, как составить идеальную туристическую политику, где найти средства для экономии без ущерба для безопасности путешественников, о подводных камнях неуправляемых поездок и многом другом.