Защита документов превратилась в крупный бизнес, ее часто считают частью индустрии кибербезопасности, которая имеет годовой доход в 3,6 миллиарда долларов. Основная цель этой отрасли — защитить личную и коммерческую информацию от кражи, кража личных данных происходит у 0,8% австралийцев каждый год, и эта цифра растет.
Зачем вам нужна система защиты документов
Несмотря на шаги к цифровому обществу, которое отказывается от бумажной работы, реальность такова, что ежегодно производятся миллионы листов бумаги. Это могут быть билеты в кассе, предложения по кредитным картам или даже счета, которые все еще приходят по почте.
Проблема в том, что на всех этих листах бумаги есть личная информация. Они также могут содержать коммерческую информацию. Когда кто-то объединяет информацию, он может идентифицировать физическое лицо или компанию и получить доступ к информации, достаточной для кражи их личности.
Это вызывает огромный стресс у вовлеченного человека или компании и, вероятно, в конечном итоге обойдется финансовой отрасли в тысячи долларов. Важно обеспечить эффективную защиту документов или их уничтожение.
Приобретите измельчитель
Первым шагом в создании системы защиты документов является ознакомление с имеющимися устройствами для уничтожения бумаги. Вам нужна высококачественная система, гарантирующая, что все измельченные документы нельзя будет собрать обратно. Это означает измельчитель с мелкой нарезкой, который режет вертикально и горизонтально.
Недостаточно иметь измельчитель. Его нужно использовать. Это означает, что каждый день документы, которые не нужно хранить, проходят через измельчитель. Вы можете отсортировать документы, чтобы удалить те, которые содержат личные данные, и выбросить остальные. Однако, если вы допустите ошибку при сортировке для уничтожения, вы все равно можете передать личную информацию кому-либо с плохими намерениями
Проще и безопаснее уничтожить все, что не нужно хранить.
Хранение бумаги
Некоторые документы все еще необходимо сохранить. Это особенно верно в отношении налоговой информации и финансовых соглашений. Неплохо бы отсканировать их в систему в качестве резервной копии на случай, если оригинал потеряется.
Физическую копию необходимо будет хранить в надежном месте. Это гарантирует, что только уполномоченный персонал сможет получить доступ к документам и проверить любую информацию.
В большинстве случаев документы просто хранятся, а затем, когда приходит время, уничтожаются. Но вам нужно хранить их надежно на случай, если они понадобятся.
Цифровые системы
Документы, хранящиеся в цифровом виде, по-прежнему нуждаются в защите. Лучший вариант — выбрать облачный сервис, который позволяет шифровать ваши документы. Это сделает их бесполезными в случае кражи файлов.
Цифровые системы обеспечивают легкий доступ по всему миру, но система безопасности должна быть способна противостоять хакерам и другим атакам. Ее следует постоянно пересматривать и обновлять при необходимости.
Хакеры постоянно придумывают новые инструменты, позволяющие им получать доступ к конфиденциальной информации. Вам необходимо убедиться, что ваш поставщик хранилища делает все возможное для обеспечения безопасности ваших документов.
Обновление пароля
Важной частью любой системы защиты документов является доступ. Вам необходимо тщательно контролировать, кто может получить доступ к защищенному хранилищу, чем меньше людей, тем лучше.
Наряду с этим, любой, у кого есть доступ, должен иметь установленный период смены пароля. Частое изменение этих паролей затрудняет их взлом или непреднамеренную передачу пароля кому-либо пользователями.
Это стандартная мера безопасности для всех типов систем, которая особенно важна, если вы имеете дело с личными документами.
Ведите Журнал Правок
Важно, чтобы система безопасности автоматически регистрировала изменения, внесенные в любой цифровой документ. Очень сложно отредактировать оригинальный документ, оформив его незаметно. Редактировать цифровые файлы намного проще, особенно если у вас есть доступ.
Вот почему, чтобы избежать недоразумений или любых других проблем, система должна автоматически регистрировать, кто обращался к документу и когда, она также должна отмечать любые изменения и кто их внес. Это удержит людей от вмешательства или изменения документов, когда этого делать не следует.
Это также должно включать регулярные проверки того, кто получал доступ к документам и редактировал их. Если вы не проверяете причины доступа и изменений, нет особого смысла в системе защиты документов, потому что она ничего не остановит.
Заключительные соображения
Безопасность личной информации зависит от отдельного человека и вовлеченного бизнеса. Важно, чтобы все стороны осознавали риски и по возможности сводили к минимуму использование личной информации. Это поможет снизить вероятность кражи данных и документов.