При планировании успешного мероприятия необходимо учитывать множество факторов. От постановки целей, составления бюджета и найма подходящего ведущего — вы хотите, чтобы ваше мероприятие было идеальным для посетителей и спонсоров. Вот несколько советов по организации вашего следующего успешного мероприятия:
Ставьте цели.
Цели являются основой любого успешного мероприятия и должны быть сформулированы с четким указанием того, чего вы хотите достичь на своем мероприятии. Постановка целей помогает вам оставаться сосредоточенным на конечной цели и сохранять мотивацию на протяжении всего процесса. Ваши цели должны быть измеримыми, реалистичными и достижимыми. Например:
- Увеличьте продажи на 20%;
- Повысить узнаваемость бренда на 50%; и
- Повысьте удовлетворенность клиентов на 10%.
Планируйте свой бюджет.
После того, как вы приняли решение о проведении мероприятия, необходимо спланировать все расходы, связанные с мероприятием. Ниже приведен список некоторых вещей, которые следует учитывать при составлении бюджета:
- Плата за аренду помещения;
- Расходы на еду и напитки;
- Расходы на развлечения (будь то ди-джей или живая музыка);
- Транспортные расходы для гостей, которые едут из других городов; и
- Маркетинговые материалы, такие как вывески, баннеры или листовки.
Разошлите приглашения заранее и сохраните даты.
Вы забронировали место, заказали материалы и выбрали тему. Теперь пришло время рассылать приглашения! Ранняя рассылка приглашений — отличный способ привлечь внимание к вашему мероприятию. Это также даст вам время получить отзывы от гостей о любых проблемах или потребностях, которые у них могут возникнуть, а это значит, что вы можете внести любые изменения в последнюю минуту до наступления знаменательного дня.
Сохранение дат — еще один отличный способ заинтересовать людей посещением вашего мероприятия! Обычно они рассылаются примерно за шесть месяцев и часто содержат некоторые подробности о мероприятии вместе с крайним сроком ответа. Сохранение дат помогает обеспечить точность списков гостей, чтобы в день вечеринки не было никаких сюрпризов. Кроме того, они дают гостям достаточно времени, чтобы спланировать свое расписание, когда они смогут присутствовать, не слишком напрягаясь и не забывая совсем!
Составьте график успешного планирования мероприятия.
Вы не можете просто взять и провести его, особенно если хотите, чтобы ваше мероприятие было успешным. Планирование — это ключ!
Если вы никогда раньше не планировали и не проводили мероприятие, то здесь на помощь приходит исследование. Первым шагом является определение ваших целей для мероприятия и то, как эти цели согласуются с миссией вашей компании. Исходя из этого, создание графика выполнения каждой задачи поможет вам не сбиться с пути и не допустить, чтобы пропущенные сроки помешали успеху вашего первого предприятия по аренде конференц-залов или конференц-залов для проведения мероприятий.
Примерная временная шкала может выглядеть следующим образом:
- Шесть месяцев: определите потенциальные места проведения и поработайте с ними над логистикой.
- Три месяца: закажите транспортные услуги (при необходимости).
- 1 месяц: рассылайте приглашения.
- За 1 неделю до мероприятия: подтвердите выбор блюд / напитков и подтверждения от ведущих / докладчиков.
Найдите спонсоров для вашего успешного мероприятия.
Поиск спонсоров для вашего мероприятия может иметь важное значение для распространения информации и обеспечения успеха. Спонсорство — это здорово, потому что оно помогает компенсировать расходы, что высвобождает больше денег для других частей вашего процесса планирования. Также вероятно, что если вы продвигаете какое—то дело или инициативу, наличие спонсоров заставит ваших посетителей чувствовать себя лучше — они будут знать, что их деньги идут на что-то стоящее.
Первым шагом в поиске спонсоров является мозговой штурм потенциальных компаний, имеющих отношение к теме и аудитории вашего мероприятия. Например, если вы проводите мероприятие, посвященное расширению прав и возможностей женщин, подумайте об известных компаниях, которые продают спортивную одежду, ориентированную в первую очередь на женщин.
Следующий шаг — связаться с этими компаниями напрямую и спросить, не заинтересованы ли они в спонсировании вашего мероприятия каким-либо финансовым вкладом (или предоставлением товаров или услуг). Возможно, вы захотите начать с малого, с более мелких потенциальных спонсоров, прежде чем переходить к более крупным. Даже если у известных брендов сейчас может не быть времени на небольшие мероприятия, они все равно могут быть готовы помочь, пожертвовав некоторые рекламные материалы или предоставив немного рекламных площадей по всему городу в рамках своего спонсорского пакета!
Наймите профессионального ведущего мероприятий.
После того, как вы выбрали место проведения и организовали еду, напитки и развлечения для вашего мероприятия, пришло время подумать о найме кого-то для ведущего мероприятия. Ведущий — это, по сути, ведущий, который представляет гостей по мере их прибытия, обеспечивает бесперебойную работу в течение всего вечера и завершает, поблагодарив всех за то, что пришли, прежде чем они уйдут.
Первый шаг в поиске ведущего — убедиться, что он квалифицирован, профессионален и достаточно опытен, чтобы хорошо выполнять свою работу. Спросите их, сколько мероприятий они проводили раньше, и предлагают ли они какие-либо рекомендации от предыдущих клиентов. Посмотрите отзывы в Интернете от других людей, которые недавно их наняли; это даст вам представление об их прошлых достижениях, а также об уровне их профессионализма.
Хороший способ определить, подходит ли кто-то для вашей конкретной вечеринки, — это связаться с ним напрямую по телефону или электронной почте (что дает обеим сторонам больше возможностей, чем текстовые сообщения). Если возможно, встретьтесь с ними лицом к лицу, чтобы в дальнейшем не возникло недопонимания.
В идеале, встречайтесь за чашечкой кофе или чая. Кофеин, как правило, помогает обострить ум, что облегчает принятие решений. Ограничьте количество потребляемого кофе или чая, чтобы предотвратить нервное возбуждение. Подобные стрессовые ситуации могут заставить человека нервничать. Все должно быть сделано надлежащим образом, не тратя слишком много времени на размышления о том, что должно произойти дальше.
Убедитесь, что место идеально подходит для вас и ваших посетителей.
Место проведения может устроить или прервать вечеринку, когда дело доходит до планирования мероприятия. Важна каждая деталь, от размера и местоположения до декора и выбора блюд. Плохое место проведения оставит ваших посетителей неудовлетворенными и лишит их желания посещать будущие мероприятия. Хорошее и удобное место гарантирует, что все ваши гости получат удовольствие и захотят вернуться еще!
Ниже приведены некоторые ключевые моменты, которые следует учитывать при выборе места проведения:
- Убедитесь, что оно достаточно большое для всех ваших посетителей. Даже если вы устраиваете интимную вечеринку всего с 50 гостями, помните, что они, вероятно, тоже приведут с собой своих близких! Убедитесь, что независимо от того, сколько людей придет на ваше мероприятие, им всем будет достаточно места, чтобы удобно стоять вместе.
- Определите, требуется ли какое-либо специальное оборудование. Например, если кто-то играет живую музыку во время ужина, вам понадобятся колонки, стратегически расположенные в здании.
Не забывайте о логистике, такой как организация питания и транспорт.
Хороший организатор мероприятий подумает о следующих вещах, прежде чем планировать и проводить мероприятие:
- Кейтеринг: Не забывайте о кейтеринге! Если вы не собираетесь нанимать профессионального поставщика провизии, убедитесь, что кто-то в вашей команде знает, как готовить еду для больших групп людей. Вы также можете сэкономить деньги, попросив друзей или членов семьи, владеющих кулинарными навыками, помочь с этой задачей.
- Транспорт: Убедитесь, что в вашем месте есть парковка для гостей, которые могут приехать туда самостоятельно. Убедитесь, что они знают, где оно находится, чтобы они могли легко найти дорогу. Кроме того, рассмотрите другие варианты транспорта, такие как автобусы, такси или компании по совместному использованию, если на парковке в месте проведения мероприятия недостаточно места.
- Удобства места проведения: Если вы проводите мероприятие на открытом воздухе, но хотите немного тени в определенное время дня (например, во время обеда), не забывайте, что палатки обеспечивают отличное укрытие от солнца, а также выглядят стильно, если их аккуратно разместить на любом открытом пространстве!
Определите бюджет, место проведения и сроки.
Одна из ключевых вещей, которые вы должны сделать при планировании мероприятия, — убедиться, что все знают о бюджете, месте проведения и сроках. Это не только поможет избежать недоразумений и изменений в последнюю минуту, но и даст каждому четкое представление о своей роли в мероприятии.
Получите отзывы от участников после успешного мероприятия и используйте их!
После мероприятия соберите отзывы всех участников. Самый простой способ сделать это — попросить их заполнить анкету на обратной стороне их именных бейджей. Например, вы хотите задать такие вопросы, как:
- Что вам понравилось?
- Что вам не понравилось?
- Как можно было улучшить это мероприятие?
Если возможно, обратитесь за отзывами к спонсорам и поставщикам, которые участвовали в вашем мероприятии; они могут иметь представление о том, что прошло хорошо или могло быть сделано лучше. Затем используйте эти советы перед планированием следующего мероприятия (мероприятий), чтобы улучшить впечатления участников и эффективность вашей организации в целом!
Заключение.
Проведение успешного мероприятия — это большое дело и стресс, но так не должно быть! Следуйте этим советам, и вы приступите к планированию с ясной головой и уверенностью, что ваше мероприятие пройдет без сучка и задоринки.