Правило 80 20 или принцип Парето, названный в честь итальянского экономиста девятнадцатого века Вильфредо Парето, который обнаружил, что примерно 80% итальянской земли в 1896 году принадлежало 20% населения, стало общепринятой аксиомой в бизнесе и жизни.
Этот принцип был освещен в 1992 году в отчете Программы развития Организации Объединенных Наций, который показал, что примерно 80% мирового богатства находится в руках 20% населения.[1] Компании сообщают, что 80% их продаж приходится на 20% их клиентов, и Microsoft обнаружила, что если они исправят 20% наиболее часто встречающихся ошибок, они устранят 80% проблем в своем программном обеспечении.
Кажется, принцип Парето повсюду вокруг нас.
Когда дело доходит до нашей собственной производительности, можно применить принцип, согласно которому 80% наших результатов достигается за счет 20% наших усилий. Хитрость заключается в том, чтобы выяснить, что это за 20%, чтобы мы могли приложить максимум усилий к этим 20% и исключить как можно больше из 80%, которые не дают желаемых результатов.
Итак, как мы это делаем?
Как работает правило 80/20?
Парето заметил, что люди в обществе делятся на две категории:
- “Жизненно важные немногие”, которые состояли из 20 процентов лучших в отношении денег и влияния.
- “Тривиальное множество”, иначе известное как нижние 80 процентов.
По мере дальнейшего изучения этого вопроса он обнаружил, что это разделение касается не только денег и влияния, но и других областей. Практически вся экономическая деятельность была предметом его предыдущего наблюдения.
Он заметил, что 80% богатства Италии в то время контролировалось только 20% населения.
Оно сводится к универсальной истине: не все вещи созданы равными. Каждый ввод не приводит к одному и тому же результату.[2]
Конечно, в идеальном мире каждая минута вашего времени, каждая унция ваших усилий, каждое решение в вашей повестке дня были бы одинаково важны. Но в реальном мире только 20% того, что вы делаете, действительно имеет значение.
Итак, что это значит для вас?
Вот ключевой вывод: вам нужно сосредоточить свои усилия на 20%, которые принесут вам наибольшую отдачу за потраченное время. Ваше внимание – это ограниченный ресурс. Итак, речь идет о стратегическом управлении временем и попытках максимально увеличить время, которое вы тратите на важные дела.
Не отвлекайте себя тривиальными заботами. Занимайте свое время тем, что важнее всего.
Правило 80/20 можно применять практически ко всему в своей жизни. Используйте принцип, чтобы ставить эффективные цели или оптимизировать свой рабочий график. И в равной степени вы можете применить его к своей семейной жизни, целям в фитнесе и многому другому.
Каков пример правила 80/20?
Правило 80/20 действует повсюду. Как только вы узнаете, как оно работает, вы начнете распознавать его практически во всех аспектах своей жизни.
Есть один пример, который очень важен для бизнеса. Дело в том, что около 20% клиентов составляют 80% продаж компании.
Верхушка потребителей компании – это их лояльные крупные расточители. Это те, кто был с компанией несмотря ни на что, и они с большей готовностью раскошеливаются на более высокие цены.
Умные компании сосредотачивают свою энергию на поддержании долгосрочных отношений со своими лояльными сотрудниками – более выгодная отдача от вложенного времени и усилий.
С момента разработки этого правила человечество использовало именно это соотношение во всевозможных ситуациях. Даже если соотношение не всегда точное, мы видим, что это правило применяется во многих отраслях и в жизни. Примеры:
- 20% стратегических инвестиций могут составлять 80% вашего капитала.[3]
- 20% доноров могут внести 80% в ваш сбор средств.
- 20% онлайн-контента, который вы курируете, могут привлечь 80% трафика на вашу веб-страницу.
- 20% торговых представителей будут генерировать 80% ваших общих продаж.
- На 20% клиентов приходится 80% общей прибыли.
- 80% дохода будет поступать от 20% работников.
Как неправильно применяется правило 80/20?
Проще говоря, правило 80/20 – это “закон немногих жизненно важных”. Это иерархия важности, когда несколько задач, время или инвестиции стоят больше, чем все остальное.
Но, к сожалению, из-за того, что принцип 80/20 настолько широко распространен, концепция часто понимается неправильно.
Пусть вас не вводят в заблуждение эти 3 мифа:
1. 80 + 20 = 100
Иногда люди пытаются создать диаграмму, объясняющую правило 80/20, с помощью круговой диаграммы. Одна пятая часть круговой диаграммы помечена как 20%, а остальная часть – как 80%. Хотя те из нас, кто обладает базовыми математическими навыками, могут видеть, как это составляет 100%, вычисления подрывают суть правила.
Правило 80/20 утверждает, что 20% входных данных создают 80% выходных данных. Входные и выходные данные – это не одно и то же, и поэтому их нельзя поместить в одну и ту же круговую диаграмму. Правило 80/20 с таким же успехом можно было бы назвать правилом 55/3, если бы 55% результатов были созданы с помощью 3% входных данных.
Не зацикливайтесь на цифрах. И 80, и 20 – это всего лишь примеры одного типа неравномерного баланса. Тот факт, что они складываются в 100, является совпадением.
2. Устранение 80%
Один аргумент, который я слышал против правила 80/20, звучит так: “Если вы продолжаете применять правило 80/20, устраняя расточительные 80%, в конечном итоге вы останетесь ни с чем”. Я полагаю, что люди, которые оспаривали этот пункт, считали, что они умны, используя буквальную математическую интерпретацию правила.
Еще раз, цифры здесь не так важны. Реальные приложения менее математичны. Когда у вас ограниченное количество времени, вы не сможете выполнить все возможные задачи. Правило 80/20 предлагает вам просмотреть все задачи, которые вы обычно могли бы выполнять. Выберите 20% лучших, которые дают наибольшие результаты, и сосредоточьтесь на них. Все оставшееся у вас время можно потратить на менее продуктивные 80%.
3. 80/20 к совершенству
Еще один способ, которым я видел неправильное применение правила, – это развитие навыков. Может потребоваться два года, чтобы стать опытным на 80%. Но для того, чтобы получить эти последние 20% навыков, вам нужно инвестировать еще 8 лет. Хотя это справедливое использование правила, советы с навыками часто идут вразрез с правилом 80/20. Вместо того, чтобы устранить необходимость в последних 20%, вы тратите большую часть своего времени на освоение последних 20%.
Смысл правила 80/20 в том, что вы должны преуменьшить или свести к минимуму неэффективные 80% входных данных. Конечно, бывают случаи, когда это правило не применяется. Овладение навыком может быть одной из тех областей, где советы 80/20 ошибочны.
Однако, рекомендуя противоположное правилу 80/20, вы не можете утверждать, что здесь действует правило 80/20. Это все равно, что сказать, что “спешка приводит к потерям”, – это тот же совет, что и “тот, кто колеблется, потерян”.
Как действительно использовать правило 80/20 для повышения производительности
Вот как вы можете применить принцип Парето для повышения своей производительности:
1. Четко определите, чего именно вы хотите достичь
Самый простой и эффективный способ сделать это – абсолютно четко представлять, чего именно вы пытаетесь достичь.
Какого результата вы хотите достичь? Большинство людей не понимают, чего именно они хотят достичь, и поэтому втягиваются в работу над вещами, которые не внесут большого вклада в общую цель.
Например, если у вас есть проект по переезду, потратив чрезмерное количество времени на обсуждение цвета стен, какой мебели вы бы хотели и какие растения у вас будут в саду, вы не продвинетесь далеко к переезду.
Вместо этого, решив, сколько комнат и в каком месте вы хотели бы иметь дом, вы получите гораздо более важные данные, по которым сможете обратиться к агенту по недвижимости. Вы найдете подходящий дом гораздо быстрее, чем обсуждая цвета, мебель и предметы в вашем саду.
Прежде чем приступить к какому-либо проекту, составьте список всех задач, необходимых для завершения проекта, а затем отметьте или выделите задачи, которые внесут наибольший вклад в завершение проекта. Эти задачи будут составлять 20% задач, которые помогут вам пройти 80% пути к завершению проекта. Сосредоточьтесь на них.
2. Каковы ваши основные и второстепенные?
Джим Рон придумал этот вопрос, и по сути это означает, что есть части работы, которые вы выполняете каждый день, которые вносят прямой вклад в общую цель, которую вы пытаетесь достичь.[4] Другие части вашей работы не имеют прямого отношения к этой цели, но могут быть описаны как домашние задания. Хитрость в том, чтобы знать, что это такое.
Брайан Трейси часто говорит об этом в процессе продаж.[5] Главное время – это когда вы находитесь перед клиентом и разговариваете с ним. Второстепенное время – это поездки к клиенту или встречи с вашим менеджером по продажам в офисе. Конечно, поездки на встречу с вашим клиентом или встреча с вашим менеджером по продажам важны, но они не вносят непосредственного вклада в эффективность ваших продаж, поэтому это будет классифицироваться как незначительное время.
Много лет назад, работая в отделе продаж, я узнал, что, хотя вы можете быть популярны среди своей команды администраторов отдела продаж, если вы каждый день тщательно составляете отчеты о продажах, это не улучшит показатели продаж. Я заметил, что лучшими продавцами в нашей компании были те, у кого была ужасная репутация администратора, и они не были самыми популярными людьми в офисе. Дело в том, что они были лучшими продавцами, потому что понимали, что нахождение перед клиентом приводит к увеличению продаж, что в конечном итоге приводит к повышению заработной платы.
Взгляните на свой календарь за прошлую неделю и определите, какие задачи, которые вы выполнили, оказали наибольшее положительное влияние на ваши цели. Затем планируйте выполнить больше таких заданий на следующей неделе, чтобы вы работали над 20% задач, которые, как вы знаете, потребуются для достижения 80% желаемых результатов.
3. Перестаньте думать, начните делать
Я сталкиваюсь с этим со многими своими клиентами, когда обучаю их развитию собственного бизнеса. Слишком много времени уходит на планирование и обдумывание.
Планирование и разработка идей имеют свое место, когда вы создаете свой собственный бизнес, но есть грань. Если вы тратите 80% своего времени на размышления и планирование, ваш бизнес не запустится.
Возьмем простой пример. Когда я начал свой канал на YouTube чуть более трех лет назад, я потратил неделю на планирование того, какие видео я буду снимать, а затем начал записывать. Мое первое видео было ужасным, но процесс публикации видео неделя за неделей привел к тому, что я научился лучшим способам создания видео, что способствовало росту моего канала.
Я вижу, что слишком много людей планируют и думают о том, что они хотят делать, а не создают контент. Если вы тратите 80% своего времени на создание контента и 20% на планирование контента, независимо от того, для какого носителя вы его создаете, вы увидите положительные результаты. Если вы измените это соотношение, вы не увидите особых результатов.
Остановитесь на мгновение прямо сейчас и спросите себя:
“Что я мог бы сделать сегодня, чтобы получить 80% результатов, которых я больше всего желаю?”
4. Используйте свой календарь, чтобы просмотреть, как вы потратили свое время
Ваш календарь – это ваш самый мощный аналитический инструмент, когда речь идет о том, как вы проводите свое время каждую неделю. Если вы видите, что тратите много своего ежедневного времени на встречи и решение проблем коллег, вы обнаружите, что не сосредоточены на тех 20%, где находятся реальные результаты.
Если вы нашли время, чтобы записать действия, которые дают вам 80% результатов, затем просмотрите свой календарь в конце недели, чтобы увидеть, на что вы тратите свое время, вы сможете внести коррективы; таким образом, вы больше сосредоточены на действиях, которые дают вам наибольший положительный эффект.Результаты. Выделяйте время каждый день для работы над этими задачами.
Постарайтесь исключить те задачи, которые не приносят особых результатов. Если вы можете это сделать, делегируйте их другим людям, которые лучше справятся с этими задачами за вас, чтобы вы могли тратить на них больше времени каждую неделю. Это даст вам гораздо большую отдачу от ваших временных затрат.
Чтобы действительно воспользоваться принципом 80: 20, вам нужно знать, на что вы тратите свое время каждый день.
Если вы производитель контента, то вам нужно создавать контент, а не тратить время на анализ аналитики. Конечно, аналитика важна, если вы хотите видеть рост, но без контента у вас не будет никакой аналитики, на которой можно основывать свой будущий контент. Итак, 80% вашего времени нужно тратить на создание контента.
Если вы занимаетесь продажами, если вы тратите 80% своего времени на планирование звонков по продажам и только 20% времени проводите перед клиентами, ваши показатели продаж будут не очень хорошими. Измените этот рацион. Потратьте 20% своего времени на планирование звонков и 80% на общение с клиентами.
Итог
Правило 80 20 – это средство повышения производительности, которое нужно многим из нас, и не зря. Как вы можете сказать, это поможет вам сосредоточиться и расставить приоритеты в наиболее важных аспектах вашей жизни.
И не только это, но и то, что оно одновременно увеличит результаты и гарантирует, что вы не будете тратить на них слишком много времени. Все, что вам нужно сделать, это начать задавать вопрос
Итак, чтобы правило 80 20 работало на вас, помните следующее:
- Четко определите, чего именно вы хотите достичь. Как будет выглядеть успешный результат? Затем определите 20% шагов действия, которые помогут вам пройти 80% пути.
- Каковы ваши основные и второстепенные? Какие ежедневные действия вы могли бы выполнять, чтобы создать постоянное движение к достижению того, чего вы хотите достичь? Делайте это каждый день.
- Сократите количество времени, которое вы тратите на размышления о том, чтобы что-то сделать, и просто начните это делать. Если вы тратите 80% времени на размышления и только 20% на выполнение, у вас есть соотношение наоборот.
- Определите, какие действия, которые вы предприняли за последнюю неделю, оказали наибольшее положительное влияние на ваши цели. Сделайте больше из них на следующей неделе. Расставьте приоритеты и запланируйте время в своем календаре.